ระบบและวิธีการเชิงระบบ
ระบบ เป็นการรวมกันขององค์ประกอบย่อยๆ ที่ทำหน้าที่ของตนเอง
และมีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อดำเนินงานให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้ โดยระบบนั้นอาจเกิดโดยธรรมชาติหรือมนุษย์เป็นผู้ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นก็ได้
ทั้งนี้ทุกระบบจะมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการคือ 1)
ปัจจัยนำเข้า (input) ได้แก่ จุดมุ่งหมาย
ทรัพยากร ปัญหาต่างๆ 2) กระบวนการ (process) ได้แก่ ขั้นตอนการทำกิจกรรมหรือการดำเนินงาน และ 3) ผลลัพธ์
(output) ซึ่งเป็นผลงานหรือผลผลิตที่ได้ ส่วนวิธีการเชิงระบบ (systematic approach) หรือวิธีระบบ
(system approach) หรือเรียกได้ อีกอย่างหนึ่งว่าการจัดระบบ
เป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหา เพื่อเพิ่ม
ประสิทธิภาพของงาน โดยวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
พัฒนาวิธีการบริหารจัดการและประเมินผลที่ได้ เพื่อปรับปรุงงาน
จนกว่าจะมีประสิทธิภาพตามต้องการ (รสสุคนธ์
มกรมณี, 2543; เฉลียว บุรีภักดี, 2542)
ฉลองชัย สุรวัฒนบุรณ์ (2544) กล่าวว่าวิธีระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเองเชิงตรรกวิทยา สำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพสิ่งที่มนุษย์ทำขึ้น ยุทธวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วย หลักการ วัตถุประสงค์ การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และ องค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลา การฝึกระบบและการทดสอบระบบ การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ ขณะที่ กิดานันท์ มลิทอง (2540) อธิบายว่า วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหา สมมติฐาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการดำเนินการทดลอง อันนำไปสู่การสรุปผลที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลองใช้ แต่ถ้านำมาใช้แล้วยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ก็จะต้องมีการทดลองวิธีใหม่ต่อไปจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง นั่นคือสามารถแก้ปัญหาได้เป็นผลสำเร็จ
การออกแบบระบบใหม่หรือพัฒนาระบบเก่าให้สามารถปฏิบัติงานไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้ทรัพยากร คน เวลา และค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ต้องอาศัยการวิเคราะห์ระบบ (system analysis) ซึ่งเป็นการพิสูจน์องค์ประกอบและความสัมพันธ์ภายในของระบบ เพื่อหาปัญหาในการออกแบบระบบและการกำหนดหน้าที่ของระบบ (Heinich, Molenda & Russell, 1989) หรือเป็นวิธีการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่ง โดยมีการคาดหมายและจุดมุ่งหมายที่ต้องการปรับปรุงแก้ไขระบบนั้น ด้วยการศึกษา ตรวจสอบ พิจารณาแยกแยะองค์ประกอบย่อย หน้าที่และความสัมพันธ์ เพื่อหาปัญหาออกมาให้ได้ แล้วกำหนดปัญหาเป็นหัวข้อเพื่อทำการศึกษาและหาวิธีการแก้ไข
วิธีการเชิงระบบที่ใช้วิเคราะห์ระบบมีการดำเนินงาน 8 ขั้นตอน ซึ่งประจักษ์ เฉิดโฉม และศิษฐ์ วงษ์กมลเศรษฐ์ (2537) กล่าวไว้ดังนี้คือ 1) ปัญหา (identify problem) รวบรวมสิ่งที่เป็นปัญหา 2) จุดมุ่งหมาย (objective) กำหนดวัตถุประสงค์เพื่อการแก้ปัญหา 3) ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ (constraints) พิจารณาขอบเขตเพื่อการศึกษาข้อจำกัด ระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) ทางเลือก (alternative) ค้นหาและเลือกวิธีการต่างๆ ในการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (selection) หาทางแก้ปัญหาที่จะสามารถแก้ปัญหาได้จริง 6) การทดลองปฏิบัติ (implementation) ทดลองปฏิบัติกับกลุ่มย่อย 7) การประเมินผล (evaluation) หาจุดดีจุดด้อย และ 8) การปรับปรุงแก้ไข (modification) ปรับปรุงส่วนที่บกพร่อง และนำส่วนดีไปปฏิบัติ อย่างไรก็ตาม รสสุคนธ์ มกรมณี (2543) อธิบายขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ 8 ขั้นตอน แตกต่าง ไปบ้างเล็กน้อย คือ 1) การระบุปัญหา 2) การกำหนดจุดมุ่งหมายหรือความจำเป็นในการ ดำเนินงานแก้ไขปัญหา 3) การเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ พิจารณาขอบเขตการศึกษาข้อจำกัด และระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) การค้นหาทางเลือก วิเคราะห์ทางเลือก และเลือกวิธีการต่างๆ สำหรับการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาและตัดสินใจกำหนดทางเลือกที่มีความเป็นไปได้สูงในการแก้ปัญหาได้สำเร็จ 6) การออกแบบวิธีหรือระบบที่ใช้ในการ แก้ปัญหา 7) การนำวิธีหรือระบบไปใช้แก้ปัญหา และ 8) การประเมินผลการแก้ปัญหา และการตรวจสอบย้อนกลับหากผลที่ได้ไม่เป็นที่พอใจ
ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ (กิดานันท์ มลิทอง, 2540; รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543) สามารถสรุปได้ 10 ขั้นตอน ดังนี้คือ
ขั้นที่ 1 การกำหนดปัญหา เป็นการระบุปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้ชัดเจน รวมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาให้เห็นว่าปัญหาใดควรได้รับการพิจารณาก่อนหรือหลัง
ขั้นที่ 2 การเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูล เป็นการค้นคว้าข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับปัญหานั้นๆ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความสัมพันธ์กับปัญหา และระดับความสัมพันธ์กับปัญหาว่ามีมากหรือน้อยเพียงใด
ขั้นที่ 3 การวิเคราะห์ทางเลือก เป็นการศึกษาวิเคราะห์และแสวงหาทางเลือกหลายๆ แนวทางหรือหลายๆ ระบบ โดยแต่ละแนวทางจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นข้อดี ข้อจำกัด
ขั้นที่ 4 การกำหนดความเป็นไปได้ เป็นการตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับนำไปดำเนินการ
ขั้นที่ 5 การพัฒนาโครงสร้างของระบบ เป็นการนำเสนอโครงร่างของระบบ โดยแสดงเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยเอกสาร ข้อมูล ที่มีรายละเอียดในการปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
ขั้นที่ 6 การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ เป็นการทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่จะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นที่ 7 การออกแบบระบบ เป็นการพัฒนากลไกที่จะทำให้ระบบสามารถดำเนินงานได้
ขั้นที่ 8 การพัฒนาโครงการ เป็นการพัฒนาโครงการของระบบที่ออกแบบไว้ตาม รายละเอียดที่ได้วิเคราะห์ไว้แล้ว ซึ่งในการพัฒนาโครงการจะต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์ แสดงความสอดคล้องขององค์ประกอบในโครงการหรือในระบบหลักทั้งหมด รวมทั้งกำหนดเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของโครงการนั้น
ขั้นที่ 9 การนำระบบไปใช้งาน โดยมีการวางแผนไว้อย่างรอบคอบ ผู้ปฏิบัติได้รับการฝึกฝนให้มีความรู้ความเข้าใจวิธีการดำเนินงานและทักษะการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ใหม่ๆ ของระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้น
ขั้นที่ 10 การติดตามและประเมินผลระบบ เป็นการติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอน เพื่อให้ทราบถึงปัญหา ความบกพร่อง ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้น ให้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามต้องการ
ดังนั้น วิธีการเชิงระบบ หรือวิธีระบบ หรือ การจัดระบบ จึงเป็นกระบวนการที่ช่วยให้การดำเนินงานเรื่องหนึ่งเรื่องใด บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหาเชิงตรรกะเช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ มีการระบุความต้องการหรือกำหนดปัญหา ค้นหาคำตอบหรือวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ทำการเลือกคำตอบ ทางเลือกหรือวิธีการต่างๆ แล้วนำไปใช้จนได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง โดยผลลัพธ์ที่ได้มีการประเมินผลและการปรับปรุงแก้ไขตามที่กำหนดไว้ในส่วนต่างๆ ของระบบ จนได้รับผลตามความต้องการอย่างครบถ้วน ซึ่งเมื่อพิจารณาขั้นตอนเหล่านี้เปรียบเทียบกับรูปแบบการแก้ปัญหาทั่วไปที่กล่าวมาแล้วในตอนต้น จะเห็นได้ว่าวิธีการเชิงระบบระบบเป็นรูปแบบหนึ่งของกระบวนการแก้ปัญหา จากคุณลักษณะต่างๆ ดังที่ได้กล่าวมาเหล่านี้ ทำให้ผู้วิจัยเห็นว่าวิธีการเชิงระบบมีประโยชน์และเหมาะสมสำหรับนำมาประยุกต์ใช้เป็นพื้นฐาน ในการออกแบบโครงสร้างและการพัฒนารูปแบบการแก้ปัญหาเพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและการเรียนรู้ให้เกิดประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี
ฉลองชัย สุรวัฒนบุรณ์ (2544) กล่าวว่าวิธีระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเองเชิงตรรกวิทยา สำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพสิ่งที่มนุษย์ทำขึ้น ยุทธวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วย หลักการ วัตถุประสงค์ การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และ องค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลา การฝึกระบบและการทดสอบระบบ การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ ขณะที่ กิดานันท์ มลิทอง (2540) อธิบายว่า วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหา สมมติฐาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการดำเนินการทดลอง อันนำไปสู่การสรุปผลที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลองใช้ แต่ถ้านำมาใช้แล้วยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ก็จะต้องมีการทดลองวิธีใหม่ต่อไปจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง นั่นคือสามารถแก้ปัญหาได้เป็นผลสำเร็จ
การออกแบบระบบใหม่หรือพัฒนาระบบเก่าให้สามารถปฏิบัติงานไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้ทรัพยากร คน เวลา และค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ต้องอาศัยการวิเคราะห์ระบบ (system analysis) ซึ่งเป็นการพิสูจน์องค์ประกอบและความสัมพันธ์ภายในของระบบ เพื่อหาปัญหาในการออกแบบระบบและการกำหนดหน้าที่ของระบบ (Heinich, Molenda & Russell, 1989) หรือเป็นวิธีการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่ง โดยมีการคาดหมายและจุดมุ่งหมายที่ต้องการปรับปรุงแก้ไขระบบนั้น ด้วยการศึกษา ตรวจสอบ พิจารณาแยกแยะองค์ประกอบย่อย หน้าที่และความสัมพันธ์ เพื่อหาปัญหาออกมาให้ได้ แล้วกำหนดปัญหาเป็นหัวข้อเพื่อทำการศึกษาและหาวิธีการแก้ไข
วิธีการเชิงระบบที่ใช้วิเคราะห์ระบบมีการดำเนินงาน 8 ขั้นตอน ซึ่งประจักษ์ เฉิดโฉม และศิษฐ์ วงษ์กมลเศรษฐ์ (2537) กล่าวไว้ดังนี้คือ 1) ปัญหา (identify problem) รวบรวมสิ่งที่เป็นปัญหา 2) จุดมุ่งหมาย (objective) กำหนดวัตถุประสงค์เพื่อการแก้ปัญหา 3) ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ (constraints) พิจารณาขอบเขตเพื่อการศึกษาข้อจำกัด ระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) ทางเลือก (alternative) ค้นหาและเลือกวิธีการต่างๆ ในการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (selection) หาทางแก้ปัญหาที่จะสามารถแก้ปัญหาได้จริง 6) การทดลองปฏิบัติ (implementation) ทดลองปฏิบัติกับกลุ่มย่อย 7) การประเมินผล (evaluation) หาจุดดีจุดด้อย และ 8) การปรับปรุงแก้ไข (modification) ปรับปรุงส่วนที่บกพร่อง และนำส่วนดีไปปฏิบัติ อย่างไรก็ตาม รสสุคนธ์ มกรมณี (2543) อธิบายขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ 8 ขั้นตอน แตกต่าง ไปบ้างเล็กน้อย คือ 1) การระบุปัญหา 2) การกำหนดจุดมุ่งหมายหรือความจำเป็นในการ ดำเนินงานแก้ไขปัญหา 3) การเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ พิจารณาขอบเขตการศึกษาข้อจำกัด และระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) การค้นหาทางเลือก วิเคราะห์ทางเลือก และเลือกวิธีการต่างๆ สำหรับการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาและตัดสินใจกำหนดทางเลือกที่มีความเป็นไปได้สูงในการแก้ปัญหาได้สำเร็จ 6) การออกแบบวิธีหรือระบบที่ใช้ในการ แก้ปัญหา 7) การนำวิธีหรือระบบไปใช้แก้ปัญหา และ 8) การประเมินผลการแก้ปัญหา และการตรวจสอบย้อนกลับหากผลที่ได้ไม่เป็นที่พอใจ
ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ (กิดานันท์ มลิทอง, 2540; รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543) สามารถสรุปได้ 10 ขั้นตอน ดังนี้คือ
ขั้นที่ 1 การกำหนดปัญหา เป็นการระบุปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้ชัดเจน รวมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาให้เห็นว่าปัญหาใดควรได้รับการพิจารณาก่อนหรือหลัง
ขั้นที่ 2 การเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูล เป็นการค้นคว้าข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับปัญหานั้นๆ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความสัมพันธ์กับปัญหา และระดับความสัมพันธ์กับปัญหาว่ามีมากหรือน้อยเพียงใด
ขั้นที่ 3 การวิเคราะห์ทางเลือก เป็นการศึกษาวิเคราะห์และแสวงหาทางเลือกหลายๆ แนวทางหรือหลายๆ ระบบ โดยแต่ละแนวทางจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นข้อดี ข้อจำกัด
ขั้นที่ 4 การกำหนดความเป็นไปได้ เป็นการตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับนำไปดำเนินการ
ขั้นที่ 5 การพัฒนาโครงสร้างของระบบ เป็นการนำเสนอโครงร่างของระบบ โดยแสดงเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยเอกสาร ข้อมูล ที่มีรายละเอียดในการปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
ขั้นที่ 6 การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ เป็นการทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่จะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นที่ 7 การออกแบบระบบ เป็นการพัฒนากลไกที่จะทำให้ระบบสามารถดำเนินงานได้
ขั้นที่ 8 การพัฒนาโครงการ เป็นการพัฒนาโครงการของระบบที่ออกแบบไว้ตาม รายละเอียดที่ได้วิเคราะห์ไว้แล้ว ซึ่งในการพัฒนาโครงการจะต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์ แสดงความสอดคล้องขององค์ประกอบในโครงการหรือในระบบหลักทั้งหมด รวมทั้งกำหนดเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของโครงการนั้น
ขั้นที่ 9 การนำระบบไปใช้งาน โดยมีการวางแผนไว้อย่างรอบคอบ ผู้ปฏิบัติได้รับการฝึกฝนให้มีความรู้ความเข้าใจวิธีการดำเนินงานและทักษะการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ใหม่ๆ ของระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้น
ขั้นที่ 10 การติดตามและประเมินผลระบบ เป็นการติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอน เพื่อให้ทราบถึงปัญหา ความบกพร่อง ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้น ให้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามต้องการ
ดังนั้น วิธีการเชิงระบบ หรือวิธีระบบ หรือ การจัดระบบ จึงเป็นกระบวนการที่ช่วยให้การดำเนินงานเรื่องหนึ่งเรื่องใด บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหาเชิงตรรกะเช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ มีการระบุความต้องการหรือกำหนดปัญหา ค้นหาคำตอบหรือวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ทำการเลือกคำตอบ ทางเลือกหรือวิธีการต่างๆ แล้วนำไปใช้จนได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง โดยผลลัพธ์ที่ได้มีการประเมินผลและการปรับปรุงแก้ไขตามที่กำหนดไว้ในส่วนต่างๆ ของระบบ จนได้รับผลตามความต้องการอย่างครบถ้วน ซึ่งเมื่อพิจารณาขั้นตอนเหล่านี้เปรียบเทียบกับรูปแบบการแก้ปัญหาทั่วไปที่กล่าวมาแล้วในตอนต้น จะเห็นได้ว่าวิธีการเชิงระบบระบบเป็นรูปแบบหนึ่งของกระบวนการแก้ปัญหา จากคุณลักษณะต่างๆ ดังที่ได้กล่าวมาเหล่านี้ ทำให้ผู้วิจัยเห็นว่าวิธีการเชิงระบบมีประโยชน์และเหมาะสมสำหรับนำมาประยุกต์ใช้เป็นพื้นฐาน ในการออกแบบโครงสร้างและการพัฒนารูปแบบการแก้ปัญหาเพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและการเรียนรู้ให้เกิดประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี
เอกสารอ้างอิง
กิดานันท์ มลิทอง. (2540). เทคโนโลยีทางการศึกษาร่วมสมัย. กรุงเทพฯ: จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.
ฉลองชัย สุรวัฒนบูรณ์. (2544). การออกแบบระบบการสอน. กรุงเทพฯ: ภาควิชาเทคโนโลยีการศึกษา คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
เฉลียว บุรีภักดี. (2542). ทฤษฎีระบบและการพัฒนาที่ยั่งยืน. กรุงเทพฯ: แอล.ที.แพรส.
ประจักษ์ เฉิดโฉม และศิษฐ์ วงษ์กมลเศรษฐ์. (2537). การวิเคราะห์ระบบ. กรุงเทพฯ: สยาม สปอร์ต ซินดิเคท.
รสสุคนธ์ มกรมณี. (2543). วิธีระบบทางเทคโนโลยีการศึกษา. กรุงเทพฯ: เพอเฟคฌัน เฮ้าส์.
Heinich, R., Molenda, M., & Russell, J. D. (1989). Instructional media and the new technologies of instruction (3rd ed.). New York: John Wiley & Sons.
กิดานันท์ มลิทอง. (2540). เทคโนโลยีทางการศึกษาร่วมสมัย. กรุงเทพฯ: จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.
ฉลองชัย สุรวัฒนบูรณ์. (2544). การออกแบบระบบการสอน. กรุงเทพฯ: ภาควิชาเทคโนโลยีการศึกษา คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
เฉลียว บุรีภักดี. (2542). ทฤษฎีระบบและการพัฒนาที่ยั่งยืน. กรุงเทพฯ: แอล.ที.แพรส.
ประจักษ์ เฉิดโฉม และศิษฐ์ วงษ์กมลเศรษฐ์. (2537). การวิเคราะห์ระบบ. กรุงเทพฯ: สยาม สปอร์ต ซินดิเคท.
รสสุคนธ์ มกรมณี. (2543). วิธีระบบทางเทคโนโลยีการศึกษา. กรุงเทพฯ: เพอเฟคฌัน เฮ้าส์.
Heinich, R., Molenda, M., & Russell, J. D. (1989). Instructional media and the new technologies of instruction (3rd ed.). New York: John Wiley & Sons.
วิธีการเชิงระบบ
วิธีการเชิงระบบ (Systems
Approach) เป็นการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้อย่างประหยัดให้
เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและสถานการณ์ เพื่อให้การทำงานนั้น ๆ
เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ถ้าระบบการทำงานใด ๆ
มีผลผลิตหรือผลที่ได้รับ (output) ทั้งคุณภาพและปริมาณมากกว่าทรัพยากร หรือข้อมูล
(input) ที่ใช้ก็ถือว่าระบบนั้นมีประสิทธิภาพ
ในทางตรงกันข้ามถ้าหาระบบการทำงานใด มีผลผลิต
หรือผลที่ได้รับต่ำกว่าทรัพยากรที่ใช้ไป ก็ถือว่าระบบนั้นยังไม่มีประสิทธิภาพ (เสาวณีย์ สิกขาบัณฑิต. 2528)
ขั้นตอนของวิธีการระบบที่ใช้กันอยู่ทั่วไป ๆ เป็นสากล ประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้
ขั้นที่ 1 ปัญหา (Problem) ต้องศึกษาอย่างละเอียดว่าอะไรคือปัญหา ต้องกำหนดให้แน่ชัดว่าเราต้องการแก้ปัญหา อะไรบ้าง
ขั้นที่ 2 วัตถุประสงค์ (Objectives) เป็นการพิจารณาตัดสินว่า อะไรคือสิ่งที่เราต้องการ (outcome) โดยจะกำหนดเป็นวัตถุประสงค์ (Objective) การตั้งวัตถุประสงค์จะต้องกำหนดให้ชัดเจน และให้บุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าใจว่าต้องการอะไร เพื่อให้ทุกฝ่ายมีแนวปฏิบัติในทางเดียวกัน การที่มีการตั้งวัตถุประสงค์ไว้ชัดเจน จะทำให้เราทราบได้ว่าวิธีการแก้ปัญหานั้นดีและเหมาะสมหรือไม่ หากยังไม่สำเร็จตามวัตถุประสงค์ ก็จะได้คิดหาวิธีการที่เหมาะสมกว่า ต่อไป
ขั้นที่ 3 ทรัพยากรและข้อขัดข้อง (Resources & Constraints) เป็นการพิจารณาถึงทรัพยากรที่มีอยู่ ตลอดจนอุปสรรคหรือข้อจำกัดที่อาจจะเป็นผลต่อการแก้ปัญหานั้น การพิจารณาทรัพยากรและข้อจำกัดควรจะพิจารณาควบคู่ไปกับการวางวัตถุประสงค์ เพื่อให้วัตถุประสงค์นั้นบรรลุผลสำเร็จได้โดยสะดวก
ขั้นที่ 4 ทางเลือก (Alternatives) จะต้องพิจารณาหาทางเลือกหรือวิธีการหลายวิธีเพื่อแก้ปัญหา มีข้อควรคำนึงถึงในการพิจารณา หาทางเลือกในการแก้ไขปัญหา คือ
1. ไม่มีเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมอันใดอันหนึ่งแต่เพียงอย่างเดียว ที่จะทำให้บรรลุวัตถุผลตามวัตถุประสงค์ได้ เนื้อหา วัสดุอุปกรณ์ ความสามารถของบุคลากร และอื่น ๆ มีความจำเป็นและเป็นส่วนสำคัญของระบบและทุกสิ่งทุกอย่างจะต้องเข้ากันได้อย่างดี
2. ไม่มีเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมอันใดอันหนึ่งเพียงอย่างเดียว ที่จะได้รับการสนับสนุนและมีหลักฐานยืนยันว่าถ้านำไปปฏิบัติจริง ๆ แล้วจะได้ผลตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้
ขั้นที่ 5 การเลือก (Selection) เป็นการเลือกเอาทางเลือก (Alternative) อันใดอันหนึ่งที่ได้พิจารณาไว้ในขั้นที่ 4 ที่เห็นว่า เหมาะสมและดีที่สุดมาปฏิบัติเพื่อแก้ปัญหา
ขั้นที่ 6 การทดลองและแก้ไข (Try-out and Revision) เมื่อพิจารณาทางเลือก หรือวิธีการที่เหมาะสมในการแก้ปัญหาแล้ว จะต้องนำไปทดลองเพื่อดูว่า สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงหรือไม่เพียงไร หากมีข้อบกพร่องควรจะแก้ไขตรงไหน หากไม่ดีอาจต้องพิจารณาทางเลือกใหม่
ขั้นที่ 7 การนำไปใช้และปรับปรุงให้ดีขึ้น (Implementation & Improvement) เป็นขั้นสุดท้ายของ Systems Approach โดยนำเอาทางเลือกหรือวิธีการซึ่งแก้ไขหลังจากทดลอง แล้วมาใช้ เมื่อนำมาใช้หรือปฏิบัติจริง ๆ ถ้ามีข้อบกพร่องใด ๆ เกิดขึ้นก็ต้องมีการปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมอีก
เทคโนโลยีและนวัตกรรมทางการศึกษามีมากมาย และเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วตามยุคสมัยและสังคมที่เปลี่ยนแปลง ระบบที่เลือกไว้และเหมาะสมในยุคสมัยก่อน ๆ ก็อาจจะล้าสมัยไปได้ ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องมีการประเมินผลและมีข้อมูลป้อนกลับ (feedback) ตลอดเวลา
ขั้นที่ 1 ปัญหา (Problem) ต้องศึกษาอย่างละเอียดว่าอะไรคือปัญหา ต้องกำหนดให้แน่ชัดว่าเราต้องการแก้ปัญหา อะไรบ้าง
ขั้นที่ 2 วัตถุประสงค์ (Objectives) เป็นการพิจารณาตัดสินว่า อะไรคือสิ่งที่เราต้องการ (outcome) โดยจะกำหนดเป็นวัตถุประสงค์ (Objective) การตั้งวัตถุประสงค์จะต้องกำหนดให้ชัดเจน และให้บุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าใจว่าต้องการอะไร เพื่อให้ทุกฝ่ายมีแนวปฏิบัติในทางเดียวกัน การที่มีการตั้งวัตถุประสงค์ไว้ชัดเจน จะทำให้เราทราบได้ว่าวิธีการแก้ปัญหานั้นดีและเหมาะสมหรือไม่ หากยังไม่สำเร็จตามวัตถุประสงค์ ก็จะได้คิดหาวิธีการที่เหมาะสมกว่า ต่อไป
ขั้นที่ 3 ทรัพยากรและข้อขัดข้อง (Resources & Constraints) เป็นการพิจารณาถึงทรัพยากรที่มีอยู่ ตลอดจนอุปสรรคหรือข้อจำกัดที่อาจจะเป็นผลต่อการแก้ปัญหานั้น การพิจารณาทรัพยากรและข้อจำกัดควรจะพิจารณาควบคู่ไปกับการวางวัตถุประสงค์ เพื่อให้วัตถุประสงค์นั้นบรรลุผลสำเร็จได้โดยสะดวก
ขั้นที่ 4 ทางเลือก (Alternatives) จะต้องพิจารณาหาทางเลือกหรือวิธีการหลายวิธีเพื่อแก้ปัญหา มีข้อควรคำนึงถึงในการพิจารณา หาทางเลือกในการแก้ไขปัญหา คือ
1. ไม่มีเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมอันใดอันหนึ่งแต่เพียงอย่างเดียว ที่จะทำให้บรรลุวัตถุผลตามวัตถุประสงค์ได้ เนื้อหา วัสดุอุปกรณ์ ความสามารถของบุคลากร และอื่น ๆ มีความจำเป็นและเป็นส่วนสำคัญของระบบและทุกสิ่งทุกอย่างจะต้องเข้ากันได้อย่างดี
2. ไม่มีเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมอันใดอันหนึ่งเพียงอย่างเดียว ที่จะได้รับการสนับสนุนและมีหลักฐานยืนยันว่าถ้านำไปปฏิบัติจริง ๆ แล้วจะได้ผลตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้
ขั้นที่ 5 การเลือก (Selection) เป็นการเลือกเอาทางเลือก (Alternative) อันใดอันหนึ่งที่ได้พิจารณาไว้ในขั้นที่ 4 ที่เห็นว่า เหมาะสมและดีที่สุดมาปฏิบัติเพื่อแก้ปัญหา
ขั้นที่ 6 การทดลองและแก้ไข (Try-out and Revision) เมื่อพิจารณาทางเลือก หรือวิธีการที่เหมาะสมในการแก้ปัญหาแล้ว จะต้องนำไปทดลองเพื่อดูว่า สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงหรือไม่เพียงไร หากมีข้อบกพร่องควรจะแก้ไขตรงไหน หากไม่ดีอาจต้องพิจารณาทางเลือกใหม่
ขั้นที่ 7 การนำไปใช้และปรับปรุงให้ดีขึ้น (Implementation & Improvement) เป็นขั้นสุดท้ายของ Systems Approach โดยนำเอาทางเลือกหรือวิธีการซึ่งแก้ไขหลังจากทดลอง แล้วมาใช้ เมื่อนำมาใช้หรือปฏิบัติจริง ๆ ถ้ามีข้อบกพร่องใด ๆ เกิดขึ้นก็ต้องมีการปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมอีก
เทคโนโลยีและนวัตกรรมทางการศึกษามีมากมาย และเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วตามยุคสมัยและสังคมที่เปลี่ยนแปลง ระบบที่เลือกไว้และเหมาะสมในยุคสมัยก่อน ๆ ก็อาจจะล้าสมัยไปได้ ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องมีการประเมินผลและมีข้อมูลป้อนกลับ (feedback) ตลอดเวลา
ความคิดเชิงระบบ
การคิดเชิงระบบจะต้องมีคุณสมบัติ
ดังนี้
1.
การคิดแบบมีความเป็นองค์รวม
(Holistic) หรือ Wholeness เป็นการประเมินองค์ประกอบของสถานการณ์หรือสภาพปัญหาของหน่วยงาน
ในภาพรวมทั้งหมด
2.
การคิดเป็นเครือข่าย
(Networks) เป็นการคิดเชื่อมโยงปฏิสัมพันธ์ของระบบต่างๆ ที่ประกอบกันขึ้นมา
เป็นเครือข่ายของระบบ
3.
คิดเป็นลำดับชั้น
(Hierarchy) ระบบหนึ่งๆ อาจจะมาจากระบบย่อยๆ หลายระบบที่ประกอบกันขึ้นมา
และในระบบย่อยเองก็มีความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆ ที่เป็นองค์ประกอบของระบบ
4.
คิดแบบมีปฏิสัมพันธ์ต่อกัน
(Interaction) ระหว่างระบบด้วยกัน ทั้งระบบย่อยกับระบบย่อยด้วยกัน
ระบบใหญ่กับสภาพแวดล้อม ซึ่งการเปลี่ยนแปลงของระบบย่อยจะมีผลต่อ ระบบใหญ่ด้วย
5.
คิดอย่างมีขอบเขต
(Boundary) ระบบหนึ่งๆ มาจากระบบย่อยหลายระบบ และระหว่างระบบย่อย
และระบบใหญ่ต่างมีขอบเขตที่แสดงให้เห็นว่า ระบบนั้นๆ ครอบคลุมอะไรบ้าง
และอะไรบ้างที่อยู่นอกเขตแดน
ซึ่งในความเป็นจริงระบบก็ไม่ได้แยกเขตแดนกันอย่างเด็ดขาด แต่มีการทับซ้อน (Overlap)
กันอยู่
6.
คิดอย่างมีแบบแผน
(Pattern) ระบบจะต้องมีความคงที่แน่นอน เพื่อเป็นหลักประกันว่ากระบวนการทำงานทุกอย่างในทุกๆ
ขั้นตอน จะไม่เบี่ยงเบนไปจากเป้าหมายโดยรวมของระบบ
7.
คิดอย่างมีโครงสร้าง
(System
Structure) แต่ละส่วนที่ประกอบเป็นระบบมีความเป็นตัวของตัวเอง
มีความเป็นอิสระ แต่ก็มีความเชื่อมโยงกัน อย่างเหมาะสมทำหน้าที่อย่างสัมพันธ์กัน
ทำงานเสริมประสานกันกับส่วน อื่นๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของระบบโดยรวม
8.
คิดอย่างมีการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง
(Adaptation) ระบบต่างๆ จะมีการปรับตัว และพยายาม สร้างสภาวะสมดุล
และคงความสมดุลนั้นไว้ ด้วยการจัดระบบภายในตนเอง (Self Organize)
9.
คิดเป็นวงจรป้อนกลับ
(Feedback -
Loops) เป็นการคิดในลักษณะเป็นวง (Loops) มากกว่าจะเป็นเส้นตรง
ทุกส่วนต่างมีการเชื่อมต่อ ทั้งโดยตรงและโดยอ้อม
เทคนิคการคิดเชิงระบบ
1.
ยอมรับตนเองและเปลี่ยนใจตนเองให้ได้ว่าตนคือส่วนประกอบที่สำคัญที่เชื่อมโยงกับสิ่งต่าง
ๆ
2.
ฝึกการมองภาพรวมแทนสิ่งเล็กๆ
แล้วค่อยมองย้อยกลับ
3.
เข้าใจธรรมชาติของระบบ
และทุกสรรพสิ่งในโลกล้วนเป็นระบบสัมพันธ์กัน
4.
มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลง
และปัจจัยต่างๆ ที่เอื้อต่อระบบ
5.
มองเห็นวัฏจักรของเหตุปัจจัย
(Circles of
Causality ) และการส่งผลย้อนกลับ
6.
เปิดอิสระในเรื่องการคิด
ไม่ตีกรอบ ครอบงำความคิดคนอื่น
7.
ส่งเสริมสนับสนุนให้ทุกคนเกิดแรงร่วมในการสร้างความสัมพันธ์
8.
ฝึกการแก้ปัญหาที่เป็นสาเหตุแท้
โดยแก้ที่อาการ ที่ทำให้ เกิดปั ญหา
9.
ยึดหลักการเรียนรู้ในองค์กรเป็นส่วนประกอบ
คือ การเป็นนายตนเอง ลบความเชื่อฝังใจแต่อดีต สร้างความใฝ่ฝันถึงอนาคตร่วมกัน (Shared Vision ) และฝึกการเรียนรู้ของทีม
ประโยชน์ของการคิดเชิงระบบ
1.
ช่วยให้เกิดความคิดเพื่อพัฒนาองค์กรในภาพรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.
ประสานงานร่วมกับบุคคลอื่นให้เป็นไปตามกระบวนการ
และระบบการบริหารงานภายใน
3.
สามารถแก้ปัญหา
ตัดสินใจ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.
แก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งที่จะเกิดขึ้นในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5.
เพื่อให้มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นกับระบบภายในองค์กร
ซึ่งเกิดขึ้นอย่างเป็นระบบโดยการ เชื่อมโยงติดต่อกัน
และสามารถแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แหล่งอ้างอิง
กฤษมันต์ วัฒนาณรงค์ . http://misdesign.sct.ac.th:81/academic/upload/paper
s/ 9ba1040ac5dc840d.pdf พรพรรณ ภูมิภู . kmcenter.rid.go.th/kcffd/.../
System s%20 Thinking %201.doc สุธีรา พักตร์วิไล . http://
ome.mnre.go.th / img_km / km%2052 / สุ
ระบบสารสนเทศ ระบบ สารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร (สุชาดา กีระนันทน์, 2541)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อช่วยการตัดสินใจ
และการควบคุมในองค์กร ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม
3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ
การนำเสนอผลลัพธ์ (Output) ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ(Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information
system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001)
แต่อย่างไรก็ตามในปัจจุบันเมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ
มักจะหมายถึงระบบที่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคม
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ข้อมูล, สารสนเทศ
และการจัดการ
ข้อมูล (Data) หมายถึงค่าความจริง
ซึ่งแสดงถึงความเป็นจริงที่ปรากฏขึ้น เช่น
ชื่อพนักงานและจำนวนชั่วโมงการทำงานในหนึ่งสัปดาห์, จำนวนสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า
เป็นต้น ข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลตัวเลข ข้อมูล ตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ
ข้อมูลเสียงและข้อมูลภาพเคลื่อนไหว ซึ่งข้อมูลชนิดต่างๆ
เหล่านี้ใช้ในการนำเสนอค่าความจริงต่างๆ
โดยค่าความจริงที่ถูกนำมาจัดการและปรับแต่งเพื่อให้มีความหมายแล้ว
จะเปลี่ยนเป็นสารสนเทศ
สารสนเทศ (Information) หมายถึงกลุ่มข้อมูลที่ถูกจัดการตามกฎหรือ
ถูกกำหนดความสัมพันธ์ให้ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นเกิดประโยชน์หรือมีความหมายเพิ่มมากขึ้น
ประเภทของสารสนเทศขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น
จำนวนยอดขายของตัวแทนจำหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล
เมื่อนำมาประมวลผลรวมกันทำให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม
ทำให้ผู้บริหารสามารถนำยอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น
ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5,
และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข
เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ
ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น
เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจำเดือนมกราคม
กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะทำให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดขึ้น
หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4
ล้าน จัดเป็น สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลขทั้ง 3
ขบวนการ (Process) หมายถึงการแปลงข้อมูลให้เปลี่ยนเป็นสารสนเทศหรือกล่าวได้ว่า
ขบวนการคือกลุ่มของงานที่สัมพันธ์กัน เพื่อทำให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ รูปที่
1 แสดงขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ
|
รูปที่ 1
ขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ
|
การจัดการ (Management) หมายถึงการบริหารอย่างมีระบบ
ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดเป้าหมายและ ทิศทางขององค์กรและการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น
ซึ่งจะต้องมีการวางแผน การจัดการ
การกำหนดทิศทางและการควบคุมเพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม
แนวคิดของระบบและการทำตัวแบบ
ระบบ (System) หมายถึงกลุ่มส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่างๆที่มีการทำงานร่วมกัน
เพื่อให้ ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
โดยส่วนประกอบและความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ในระบบ
จะเป็นตัวกำหนดว่าระบบจะสามารถทำงานได้อย่างไร
เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
โดยระบบแต่ละระบบถูกจำกัดด้วยขอบเขต (System Boundary) ซึ่งจะเป็นตัวแยกระบบนั้นๆ
ออกจากสิ่งแวดล้อม ดังแสดงความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆในระบบดังรูปที่ 2
|
รูปที่ 2
ความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆ ในระบบ
|
ประเภทของระบบ
ระบบสามารถแบ่งเป็นประเภทต่างๆได้หลายกลุ่ม
ดังนี้
1. ระบบอย่างง่าย(Simple) และระบบที่ซับซ้อน (Complex)
- ระบบอย่างง่าย (Simple) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบน้อยและความสัมพันธ์หรือการโต้ตอบระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ไม่ซับซ้อน ตรงไปตรงมา - ระบบที่ซับซ้อน (Complex) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบมากหลายส่วน แต่ละส่วนมีความสัมพันธ์และมีความเกี่ยวข้องกันค่อนข้างมาก 2. ระบบเปิด(Open) และระบบปิด (Close) - ระบบเปิด (Open) คือ ระบบที่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม - ระบบปิด (Close) คือ ระบบที่ไม่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม 3. ระบบคงที่ (Static) และระบบเคลื่อนไหว (Dynamic) - ระบบคงที่ (Static) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อยมากเมื่อเวลาผ่านไป - ระบบเคลื่อนไหว (Dynamic) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างคงที่ตลอดเวลา 4. ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) และระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive) - ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) คือระบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ - ระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive) คือระบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง เพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปได้ 5. ระบบถาวร (Permanent) และระบบชั่วคราว (Temporary) - ระบบถาวร(Permanent) คือระบบที่มีอยู่ในช่วงระยะเวลายาวนาน - ระบบชั่วคราว(Temporary) คือระบบที่มีอยู่เพียงช่วงระยะเวลาสั้นๆ |
ประสิทธิภาพของระบบ
ประสิทธิภาพของระบบสามารถวัดได้หลายทาง
ได้แก่
ประสิทธิภาพ (Efficiency) คือการวัดสิ่งที่ถูกผลิตออกมา
หารด้วยสิ่งที่ถูกใช้ไป สามารถแบ่งช่วงจาก 0 ถึง 100%
ตัวอย่างเช่น
ประสิทธิภาพของเครื่องมอเตอร์เครื่องหนึ่งคือพลังงานที่ผลิตออกมา
(ในรูปของงานที่ทำเสร็จ) หารด้วยได้พลังงานที่ใช้ไป
(ในรูปของไฟฟ้าหรือเชื้อเพลิง) เครื่องมอเตอร์บางเครื่องมีประสิทธิภาพ 50%
หรือน้อยกว่า เนื่องจากพลังงานสูญเสียไปในการเสียดทาน
และกำเนิดความร้อน
ประสิทธิผล (Effectiveness) คือการวัดระดับการประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายของระบบ สามารถคำนวณได้ด้วยการ หารสิ่งที่ได้รับจากการประสบผลสำเร็จจริง ด้วยเป้าหมายรวม เช่น บริษัทหนึ่งมีเป้าหมายในการลดชิ้นส่วนที่เสียหาย 100 หน่วย เมื่อนำระบบการควบคุมใหม่มาใช้อาจจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้ ถ้าระบบควบคุมใหม่นี้สามารถลดจำนวนชิ้นส่วนที่เสียหายได้เพียง 85 หน่วย ดังนั้นระดับของประสิทธิผลของระบบควบคุมนี้จะเท่ากับ 85%
การทำตัวแบบของระบบ
ในโลกแห่งความเป็นจริงค่อนข้างซับซ้อนและมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
ดังนั้นเมื่อต้องการทดสอบความสัมพันธ์แบบต่างๆ และสังเกตผลที่เกิดขึ้น
จึงจำเป็นต้องใช้ตัวแบบของระบบนั้นๆ แทนที่จะทดลองกับระบบจริง ตัวแบบ (Model)
คือตัวแทนซึ่งเป็นแนวคิดหรือเป็นการประมาณเพื่อใช้ในการแสดงการทำงานของระบบจริง
ตัวแบบสามารถช่วยสามารถสังเกตและเกิดความเข้าใจต่อผลลัพธ์อาจเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริงได้
ตัวแบบมีหลายชนิด ได้แก่
|
ระบบสารสนเทศ หมายถึง
ระบบคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บข้อมูล และประมวลผลเป็นสารสนเทศ
และระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ต้องอาศัยฐานข้อมูล (CIS 105 --
Survey of Computer Information Systems, n.d.)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดของกระบวนการ
บุคคล และเครื่องมือ ที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ (FAO
Corporate Document Repository, 1998) ระบบสารสนเทศ
ไม่ว่าจะเป็นระบบมือหรือระบบอัตโนมัติ หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วย คน เครื่องจักรกล(machine) และวิธีการในการเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และเผยแพร่ข้อมูล ให้อยู่ในลักษณะของสารสนเทศของผู้ใช้ (Information
system, 2005)
สรุปได้ว่า
ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล
โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ
เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง
Laudon
& Laudon (2001) ยังอธิบายว่าในมิติทางธุรกิจ
ระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ช่วยแก้ปัญหาการจัดการขององค์กร
ซึ่งถูกท้าทายจากสิ่งแวดล้อม ดังนั้นการใช้ระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
จำเป็นที่จะต้องเข้าใจองค์กร(Organzations) การจัดการ (management) และเทคโนโลยี (Technology)
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร กับระบบสารสนเทศ
และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป
(สุชาดา
กีระนันทน์, 2541)
ถ้าพิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น
4 ประเภท ดังนี้ (Laudon &
Laudon, 2001)
1. ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติงาน (Operational – level
systems) ช่วยสนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนปฏิบัติงานพื้นฐานและงานทำรายการต่างๆขององค์กร
เช่นใบเสร็จรับเงิน รายการขาย การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยการดำเนินงานประจำแต่ละวัน
และควบคุมรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น
2. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level
systems) ระบบนี้สนับสนุนผู้ทำงานที่มีความรู้เกี่ยวข้องกับข้อมูล วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยให้มีการนำความรู้ใหม่มาใช้
และช่วยควบคุมการไหลเวียนของงานเอกสารขององค์กร
3. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management - level
systems) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตรวจสอบ การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารงานของผู้บริหารระดับกลางขององค์กร
4. ระบบสารสนเทศระดับกลยุทธ์ (Strategic-level
system) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยการบริหารระดับสูง
ช่วยในการสนับสนุนการวางแผนระยะยาว หลักการของระบบคือต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมภายนอกกับความสามารถภายในที่องค์กรมี
เช่นในอีก
5 ปีข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด
สุชาดา กีระนันทน์ (2541)และ Laudon
& Laudon (2001) ได้แบ่งประเภทของระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน/ผู้บริหารระดับต่างๆไว้ ดังนี้
3องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
มี 5 องค์ประกอบ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล บุคลากร และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1. ฮาร์ดแวร์
ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ
หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง
รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น
เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น 3
หน่วย คือ
หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์
หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing
Unit : CPU)
หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่
จอภาพ เครื่องพิมพ์
2 . ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง
ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน
เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน
ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ
และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น
โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น
มีส่วนประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface :
GUI) ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง
และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น
ส่วนงานในระดับองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง
หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เป็นต้น
ซอฟต์แวร์ คือ ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์
แบ่งออกได้หลายประเภท เช่น
1. ซอฟต์แวร์ระบบ คือ
ซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการกับระบบคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดว์ส ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์
2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ คือ
ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น ซอฟต์แวร์กราฟิก ซอฟต์แวร์ประมวลคำ องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์
ระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยส่วนประกอบหลัก 6 ส่วน คือ
(1) ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วง เช่นแป้นพิมพ์ เมาส์ หน่วยประมวลผลกลาง จอภาพ เครื่องพิมพ์ และอุปกรณ์อื่น ๆ ฮาร์ดแวร์จะทำงานตามโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้น
(2) ซอฟต์แวร์ (Software) บางครั้งเรียกว่าโปรแกรม หรือชุดคำสั่งวัตถุประสงค์หลักของซอฟต์แวร์ที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน คือการประมวลผลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information)
(3) ข้อมูลหรือข้อสารสนเทศ (Dataหรือ Information)ในการประมวลผลข้อมูล คอมพิวเตอร์จะประมวลผลตามข้อมูลหรือข้อสนเทศที่ป้อนเข้าสู่หน่วยรับข้อมูล ดังนั้นข้อมูลจึงเป็นส่วนสำคัญอย่างหนึ่งในการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ได้จากการรวบรวม ซึ่งอาจจะเป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ หรือเสียง เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ทำการประมวลให้ได้สารสนเทศ
สารสนเทศ หมายถึง สิ่งที่ได้จากการประมวลผลแล้ว ซึ่งในในบางครั้งสารสนเทศอาจจะเป็นข้อมูลเพื่อการประมวลผลให้ได้ข้อสนเทศอีกอย่างหนึ่งก็ได้ เช่น คะแนนสอบของนักศึกษาเป็นข้อมูล เมื่อผ่านการตัดเกรด จะได้เกรดเป็นสารสนเทศ และเมื่อนำเกรดนักศึกษาไปคำนวณหาค่าเฉลี่ย เกรดของนักศึกษาจะเป็นข้อมูล และสารสนเทศที่ได้คือเกรดเฉลี่ย (GPA)
ระบบสารสนเทศนั้นจะประกอบด้วย
1.ข้อมูล (Data) หมายถึง ค่าของความจริงที่ปรากฏขึ้น โดยค่าความจริงที่ได้จะนำมาจัดการปรับแต่งหรือประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
2.สารสนเทศ (Information) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกตามกฎเกณฑ์ตามหลักความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์และมีความหมายมากขึ้น
3.การจัดการ (Management) คือ การบริหารอย่างเป็นระบบ เป็นการกำหนดเป้าหมายและทิศทางการจัดการขององค์กรนั้น ซึ่งต้องมีการวางแผน กำหนดการ และจัดการทรัพยากรภายในองค์กร เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรนั้นๆ
(1) ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วง เช่นแป้นพิมพ์ เมาส์ หน่วยประมวลผลกลาง จอภาพ เครื่องพิมพ์ และอุปกรณ์อื่น ๆ ฮาร์ดแวร์จะทำงานตามโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้น
(2) ซอฟต์แวร์ (Software) บางครั้งเรียกว่าโปรแกรม หรือชุดคำสั่งวัตถุประสงค์หลักของซอฟต์แวร์ที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน คือการประมวลผลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information)
(3) ข้อมูลหรือข้อสารสนเทศ (Dataหรือ Information)ในการประมวลผลข้อมูล คอมพิวเตอร์จะประมวลผลตามข้อมูลหรือข้อสนเทศที่ป้อนเข้าสู่หน่วยรับข้อมูล ดังนั้นข้อมูลจึงเป็นส่วนสำคัญอย่างหนึ่งในการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ได้จากการรวบรวม ซึ่งอาจจะเป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ หรือเสียง เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ทำการประมวลให้ได้สารสนเทศ
สารสนเทศ หมายถึง สิ่งที่ได้จากการประมวลผลแล้ว ซึ่งในในบางครั้งสารสนเทศอาจจะเป็นข้อมูลเพื่อการประมวลผลให้ได้ข้อสนเทศอีกอย่างหนึ่งก็ได้ เช่น คะแนนสอบของนักศึกษาเป็นข้อมูล เมื่อผ่านการตัดเกรด จะได้เกรดเป็นสารสนเทศ และเมื่อนำเกรดนักศึกษาไปคำนวณหาค่าเฉลี่ย เกรดของนักศึกษาจะเป็นข้อมูล และสารสนเทศที่ได้คือเกรดเฉลี่ย (GPA)
ระบบสารสนเทศนั้นจะประกอบด้วย
1.ข้อมูล (Data) หมายถึง ค่าของความจริงที่ปรากฏขึ้น โดยค่าความจริงที่ได้จะนำมาจัดการปรับแต่งหรือประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
2.สารสนเทศ (Information) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกตามกฎเกณฑ์ตามหลักความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์และมีความหมายมากขึ้น
3.การจัดการ (Management) คือ การบริหารอย่างเป็นระบบ เป็นการกำหนดเป้าหมายและทิศทางการจัดการขององค์กรนั้น ซึ่งต้องมีการวางแผน กำหนดการ และจัดการทรัพยากรภายในองค์กร เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรนั้นๆ
ระบบสารสนเทศ หมายถึง
ระบบคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บข้อมูล และประมวลผลเป็นสารสนเทศ
และระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ต้องอาศัยฐานข้อมูล (CIS 105 --
Survey of Computer Information Systems, n.d.)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดของกระบวนการ
บุคคล และเครื่องมือ ที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ (FAO
Corporate Document Repository, 1998) ระบบสารสนเทศ
ไม่ว่าจะเป็นระบบมือหรือระบบอัตโนมัติ หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วย คน เครื่องจักรกล(machine) และวิธีการในการเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และเผยแพร่ข้อมูล ให้อยู่ในลักษณะของสารสนเทศของผู้ใช้ (Information
system, 2005)
สรุปได้ว่า
ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล
โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ
เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร กับระบบสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป
(สุชาดา
กีระนันทน์, 2541)
สารสนเทศได้เป็น
4 ประเภท ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)
1. ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติงาน (Operational – level
systems) ช่วยสนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนปฏิบัติงานพื้นฐานและงานทำรายการต่างๆขององค์กร
เช่นใบเสร็จรับเงิน รายการขาย การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยการดำเนินงานประจำแต่ละวัน
และควบคุมรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น
2. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level
systems) ระบบนี้สนับสนุนผู้ทำงานที่มีความรู้เกี่ยวข้องกับข้อมูล วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยให้มีการนำความรู้ใหม่มาใช้
และช่วยควบคุมการไหลเวียนของงานเอกสารขององค์กร
3. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management - level
systems) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตรวจสอบ การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารงานของผู้บริหารระดับกลางขององค์กร
4. ระบบสารสนเทศระดับกลยุทธ์ (Strategic-level
system) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยการบริหารระดับสูง
ช่วยในการสนับสนุนการวางแผนระยะยาว หลักการของระบบคือต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมภายนอกกับความสามารถภายในที่องค์กรมี
เช่นในอีก
5 ปีข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงหรือมี
การประมวลหรือวิเคราะห์ผลสรุปด้วยวิธีการต่างๆ
ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์กัน มีความหมาย
มีคุณค่าเพิ่มขึ้นและมีวัตถุประสงค์ในการใช้งาน สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เช่น
การเก็บข้อมูล การขายรายวันแล้วนำการประมวลผล เพื่อหาว่าสินค้าใดมียอดขายสูงที่สุด
เพื่อจัดทำแผนการขายในเดือนต่อไป เป็นต้น ซึ่งสารสนเทศมีประโยชน์ คือ
1. ให้ความรู้
2. ทำให้เกิดความคิดและความเข้าใจ
3. ทำให้เห็นสภาพปัญหา สภาพการเปลี่ยนแปลงว่าก้าวหน้าหรือตกต่ำ
4. สามารถประเมินค่าได้
1. ให้ความรู้
2. ทำให้เกิดความคิดและความเข้าใจ
3. ทำให้เห็นสภาพปัญหา สภาพการเปลี่ยนแปลงว่าก้าวหน้าหรือตกต่ำ
4. สามารถประเมินค่าได้
แหล่งที่มาของข้อมูลสารสนเทศ
1. ข้อมูลภายใน หมายถึง ข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กรนั้น ได้แก่ ข้อมูล การปฏิบัติงาน ที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลงานบุคลากร ข้อมูลงานกิจการนักเรียน
2. ข้อมูลภายนอก หมายถึง ข้อมูลที่เกิดขึ้นนอกองค์กร ข้อมูลหน่วยงานอื่นๆ
ประโยชน์ของสารสนเทศ
1. ให้ความรู้ทำให้เกิดความคิดและความเข้าใจ
2. ใช้ในการวางแผนการบริหารงาน
3. ใช้ประกอบการตัดสินใจ
4. ใช้ในการควบคุมสถานการณ์ หรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
5. เพื่อให้การบริหารงานมีระบบ ลดความซ้ำซ้อน
แนวทางในการจัดทำระบบสารสนเทศ
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล
2. การตรวจสอบข้อมูล
3. การประมวลผล
4. การจัดเก็บข้อมูล
5. การวิเคราะห์
6. การนำไปใช้
1. ข้อมูลภายใน หมายถึง ข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กรนั้น ได้แก่ ข้อมูล การปฏิบัติงาน ที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลงานบุคลากร ข้อมูลงานกิจการนักเรียน
2. ข้อมูลภายนอก หมายถึง ข้อมูลที่เกิดขึ้นนอกองค์กร ข้อมูลหน่วยงานอื่นๆ
ประโยชน์ของสารสนเทศ
1. ให้ความรู้ทำให้เกิดความคิดและความเข้าใจ
2. ใช้ในการวางแผนการบริหารงาน
3. ใช้ประกอบการตัดสินใจ
4. ใช้ในการควบคุมสถานการณ์ หรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
5. เพื่อให้การบริหารงานมีระบบ ลดความซ้ำซ้อน
แนวทางในการจัดทำระบบสารสนเทศ
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล
2. การตรวจสอบข้อมูล
3. การประมวลผล
4. การจัดเก็บข้อมูล
5. การวิเคราะห์
6. การนำไปใช้
ในปัจจุบันสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินชีวิตประจำวันเป็นอย่างมาก
ไม่ว่าจะเป็นทางด้านการศึกษา เศรษฐกิจ สังคม หรือแม้แต่การเมืองการปกครอง
ที่สารสนเทศเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้อง ซึ่งอาจจะเรียกยุคนี้ว่าเป็น ยุคสังคมสารสนเทศ
หรือ Information Age Society ที่ข้อมูลข่าวสาร สารสนเทศเป็นหัวใจสำคัญในการพัฒนาให้มีความก้าวหน้าและพัฒนาประเทศ
ซึ่งมีเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพลังขับเคลื่อนหรือปัจจัยหลักที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางสังคม
ซึ่งทุกศาสตร์ ทุกวงการ ล้วนนำสารสนเทศเข้าไปใช้ประโยชน์หรือใช้ในการตัดสินใจ แก้ปัญหาต่างๆ จากคำกล่าวที่ว่า Information is Power หรือ
สารสนเทศคืออำนาจ สามารถชี้วัดได้ถึงความสำเร็จหรือความล้มเหลวขององค์กรได้
โดยสารสนเทศนั้นก่อให้เกิดแนวทางในการแก้ปัญหาต่างๆ และนำไปสู่การพัฒนาองค์กรให้มีความยั่งยืนมากยิ่งขึ้น หากบุคคลากรในองค์กรรู้จักใช้สารสนเทศมาปรับปรุงการดำเนินงาน พัฒนางานที่กำลังกระทำอยู่ ก็จะเป็นการช่วยพัฒนาองค์กรในทางอ้อม ทั้งนี้เพราะสารสนเทศมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างกว้างๆ คือประเทศญี่ปุ่น
ซึ่งประเทศที่เป็นตัวอย่างในการใช้หรือบริโภคสารสนเทศ เพื่อนำมาใช้ในการพัฒนาหรือแก้ไขปัญหาต่างๆ
ที่เกิดขึ้นได้ดีที่สุดในปัจจุบัน เป็นที่ยอมรับกันว่าประเทศญี่ปุ่น
เป็นประเทศที่มีความเจริญก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี และเศรษฐกิจ มากที่สุดในเอเชีย
ปัจจัยที่ทำให้เกิดความสำเร็จและพัฒนาให้ประเทศญี่ปุ่นอยู่ในระดับชั้นนำของโลกได้นั่น
เป็นเพราะว่า ประเทศญี่ปุ่นเห็นความสำคัญของสารสนเทศ มีการเรียนรู้การใช้สารสนเทศได้เป็นอย่างดี
สังคมในปัจจุบันมีลักษณะเป็นสังคมข่าวสาร ที่มีการพัฒนาประเทศทุกด้านอย่างกว้างขวาง มีการค้นคว้า
การวิจัย การคิดค้นสิ่งประดิษฐ์ใหม่ๆ
ขึ้นมา ซึ่งก่อให้เกิดความเจริญก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีและวิทยาการต่างๆ
ที่ล้วนต้องการสารสนเทศมากขึ้น และทำให้ปริมาณสารสนเทศมีการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ซึ่งส่งผลกระทบถึงผู้ใช้หรือผู้บริโภคสารสนเทศอย่างมากในการที่จะเข้าตัวสารสนเทศได้ตามที่ต้องการ
การรู้สารสนเทศ หมายถึง ความรู้ ทักษะ
ความสามารถของบุคคลในการตระหนักถึงความต้องการสารสนเทศ
การเข้าถึงสารสนเทศและแหล่งสารสนเทศ การประเมินสารสนเทศ
และนำสารสนเทศไปใช้ให้เกิดประโยชน์แก่ตนเองและส่วนร่วม
ในยุคสมัยที่ทุกคนสามารถเข้าถึงสารสนเทศได้อย่างไร้ขีดจำกัด
การรู้สารสนเทศในแต่ละคนแต่ละพื้นที่จึงเป็นสิ่งจำเป็น
และยิ่งมีความสำคัญมากยิ่งขึ้น กับการเปลี่ยนของเทคโนโลยีในสังคมสารสนเทศ
ได้มีนักสารสนเทศศึกษาและเล็งเห็นความสำคัญของการรู้สารสนเทศ
โดยสรุปถึงความสำคัญของการรู้สารสนเทศในแง่มุมที่น่าสนใจ ดังนี้
1. เป็นการแสวงหาสารสนเทศตามความต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ได้รับรู้โอกาสในการเลือกใช้แหล่งสารสนเทศและแยกแยะแหล่งสารสนเทศได้
3. ได้วิเคราะห์และเลือกใช้สารสนเทศจากเครื่องมือสืบค้นสารสนเทศ
เช่น จากคอมพิวเตอร์ และจากเทคโนโลยีสารสนเทศประเภทอื่นๆ
4. มีความสะดวกต่อการใช้มวลชนที่หลากหลายที่เหมาะสมที่สุด
5. มีความระมัดระวังต่อการใช้สารสนเทศทั้งที่เชื่อถือได้และเชื่อถือไม่ได้
6. สามารถถ่ายทอดสารสนเทศที่รู้ให้ผู้อื่นทราบได้
การรู้สารสนเทศมีบทบาทและความสำคัญต่อการศึกษาทุกระดับ
ตั้งแต่ระดับประถมศึกษา ระดับมัธยมศึกษา และระดับอุดมศึกษา
เนื่องจากสถาบันการศึกษาต่างๆ ต่างตระหนักถึงความสำคัญของการรู้สารสนเทศ
ว่าเป็นพื้นฐานที่นำไปสู่การเรียนรู้ด้วยตนเองและการเรียนรู้ตลอดชีวิต ซึ่งสอดคล้องกับพระราชบัญญัติการศึกษาแห่งชาติ
พุทธศักราช 2542 เพราะการรู้สารสนเทศทำให้เกิดการเรียนรู้ตลอดชีวิตซึ่งเป็นกลไกนำพาให้บุคคลมีการพัฒนาคุณภาพของตนอยู่เสมอ
และหากประเทศใดประชาชนมีการเรียนรู้ตลอดชีวิต
ถือว่าทรัพยากรมนุษย์ของประเทศนั้นย่อมมีคุณภาพดีกว่าประเทศอื่นๆ
และการรู้สารสนเทศยังเป็นวิธีแห่งการมีอำนาจของบุคคลในสังคมสารสนเทศอีกด้วย
ดังนั้นประชากรที่เป็นผู้รู้สารสนเทศจึงถือได้ว่าเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่ามากที่สุดของประเทศในยุคนี้
การรู้สารสนเทศมีความสำคัญต่อการสร้างสังคมสารสนเทศและสังคมความรู้
เป็นทักษะชีวิตที่จำเป็นในสังคมแห่งการเรียนรู้
ซึ่งองค์การศึกษาวิทยาศาสตร์และวัฒนธรรม แห่งสหประชาชาติ (UNESCO) ได้กำหนดเป้าหมายการเรียนรู้ของมนุษย์เอาไว้
4 ประการ คือ
1. Learn to know เรียนเพื่อให้มีความรู้และมีวิธีการเรียนรู้อย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถนำความรู้ วิธีการเรียนรู้ที่ได้มาไปต่อยอด
แสวงหาหรือผลติสร้างความรู้ใหม่เพิ่มขึ้นได้เรื่อยๆ
2. Learn to do เรียนเพื่อที่จะทำเป็น
หรือใช้ความรู้ไปประกอบอาชีพและสร้างประโยชน์แก่สังคม
3. Learn to live with the others เรียนเพื่อดำรงชีวิตอยู่ร่วมกับคนอื่นๆ
ในสังคมอย่างมีความสุข และสร้างสรรค์
4. Learn to be เรียนเพื่อที่จะเป็นผู้ที่รู้จักตนเองอย���างถ่องแท้
สามารถพัฒนาตนได้เต็มตามศักยภาพ หรือพัฒนาตนให้เป็นมนุษย์ที่สมบูรณ์
จะเห็นได้ว่า 2 ใน 4 เป็นเป้าหมายการเรียนรู้ที่เชื่อมโยงไปถึงการพัฒนาลักษณะนิสัยทางจริยธรรม
แบบที่3 และ4 เป็นการเรียนรู้เพื่อการมีจริยธรรมในการอยู่ร่วมกับผู้อื่นและในการพัฒนาตนเอง
ความหมายของข้อมูล (data) สารสนเทศ (Information) และเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information
Technology)
กล่าวกันว่าในปัจจุบันนี้โลกเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร สารสนเทศ (Information) มีความจำเป็นทั้งภาครัฐและเอกชน จะต้องอาศัยสารสนเทศเข้ามาช่วยในการตัดสินใจ (Make decision) การตัดสินใจเป็นกิจกรรมที่สำคัญจะต้องตัดสินใจให้ถูกต้องและรวดเร็ว การตัดสินใจที่ล่าช้าจะก่อให้เกิดผลเสียตามมามากมาย อาจทำให้เกิดการสูญเสียโอกาสในการแข่งขันหรือการแก้ปัญหาในระดับชาติ (ประสงค์ ปราณีตาพลกลังและคณะ : 2541 : 1) จากคำกล่าวข้างต้นจะเห็นได้ว่าสารสนเทศ (Information) เป็นสิ่งที่มีความสำคัญยิ่งในยุคของสังคมโลกปัจจุบัน ดังนั้นจึงจำเป็นยิ่ง ที่นักการศึกษาในฐานะที่จะต้องเป็นผู้เกี่ยวข้องกับการให้ความรู้แก่ผู้อื่น จะต้องมีความเข้าใจในเรื่องของสารสนเทศ เมื่อกล่าวถึงสารสนเทศ (Information) สิ่งแรกที่ควรจะต้องกล่าวถึงก็คือ ข้อมูล (Data) ซึ่งเป็นพื้นฐานของสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2525 ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือสิ่งที่ถือหรือยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริงสำหรับใช้เป็นหลักในการอนุมานหาความจริงหรือการคำนวณ ข้อมูลจึงมีความหมายในลักษณะที่เป็นข้อมูลดิบ (Raw data) เรียกได้ว่าเป็นสิ่งที่ได้จากการสังเกตปรากฎการณ์การกระทำหรือลักษณะต่าง ๆ ของวัตถุ สิ่งของ คน สัตว์ หรือพืช แล้วบันทึกไว้เป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ภาพหรือเสียง (อ้างใน วิเศษศักดิ์ โคตรอาษา : 2542 : 1)
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่นำมาสรุปประมวลผล ดำเนินการทางสถิติ เปรียบเทียบหรือดำเนินการโดยวิธีการต่าง ๆ เพื่อให้ผู้รับได้เข้าใจความเป็นไปหรือสถานการณ์ของสิ่งที่มีสารสนเทศนั้นเป็นตัวแทน (ครรชิต มาลัยวงศ์ : 1998 : 20) วาสนา สุขกระสานติ ใน (2541 : 6-1) ได้ให้ความหมายของคำว่า สารสารเทศ (Information) ว่าหมายถึง "ข่าวสารที่ได้จากการนำข้อมูลดิบ (Raw data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งข่าวสารที่ได้ออกมานั้นอยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที" ครรชิต มาลัยวงศ์ (1998:20) ได้กล่าวถึง เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีกลุ่มหนึ่งที่มีประโยชน์ในการจัดทำสารสนเทศและส่งสารสนเทศนั้นให้ถึงมือผู้รับ วศิน ธูปประยูร (อ้างในสานิตย์ กายาผาด : 2542 : 2) กล่าวว่า "เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเทคโนโลยีใหม่ที่ใช้ในการประมวลผลสารสนเทศได้แก่ ไมโครคอมพิวเตอร์ เครื่องประมวลผลคำ และเครื่องที่สามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติอื่น ๆ เครื่องสมองกลเหล่านี้เป็นนวัตกรรมของมนุษย์ที่สร้างสรรขึ้นมา เพื่อรวบรวมผลิตสื่อสาร บันทึก เรียบเรียงใหม่แสดงผลประโยชน์จากสารสนเทศ" มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (อ้างในสานิตย์ กายาผาด : 2542 : 3) กล่าวถึง เทคโนโลยีสารสนเทศว่าหมายถึง "เทคโนโลยีทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับสารสนเทศ เริ่มจากเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดเก็บ ประมวลผล แสดงผลและเผยแพร่สารสนเทศในรูปของข้อมูล ข้อความหมายและเรื่องโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม" วาสนา สุขกระสานติ (2541:6-1) ได้กล่าวถึงเทคโนโลยีสารสนเทศว่า หมายถึง "กระบวนการต่าง ๆ และระบบงานที่ช่วยให้ได้สารสนเทศที่ต้องการโดยจะรวมถึง 1) เครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ ซึ่งส่วนมากแล้วจะหมายถึงเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์โทรคมนาคมต่าง ๆ รวมทั้งซอฟแวร์ทั้งแบบสำเร็จรูป และแบบพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในงานเฉพาะด้าน ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้จัดเป็นเครื่องมือสมัยใหม่และใช้เทคโนโลยีระดับสูง (High Technology) 2) กระบวนการในการนำเอาเครื่องมือต่าง ๆ มาใช้งาน เพื่อรวบรวมจัดเก็บ ประมวลผลและแสดงผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป พิจารณาจากคำจำกัดความดังกล่าวข้างต้น เมื่อมองสภาพวิวัฒนาการของเทคโนโลยีในปัจจุบันจะเห็นได้ว่า เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม มีบทบาทเป็นอย่างมากสำหรับโลกแห่งข้อมูลสารสนเทศในปัจจุบัน ครรชิต มาลัยวงศ์ (1998:20) กล่าวถึงยุคก่อนคอมพิวเตอร์ว่า "ไอ ที หมายถึง เทคโนโลยีการพิมพ์ กล้องถ่ายรูป เครื่องพิมพ์ดีด โทรเลขและโทรศัพท์ พอมาถึงยุคนี้ นักวิชาการหลายคนพอใจที่จะให้คำนิยามไอที ให้เหลือเพียงเป็นการผสมผสานกัน ระหว่างเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์กับเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม และบางคนไปไกลถึงกับขอเปลี่ยนชื่อเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ว่าเป็น เทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสาร (Information and Communication Technology) เรียกย่อ ๆ ว่า ICT" นอกจากนี้แล้ว ครรชิต มาลัยวงศ์ ยังวิเคราะห์ต่อไปว่าหากจะแยกย่อยเทคโนโลยีสารสนเทศออกเป็นส่วน ๆ แล้ว จะเห็นว่า คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หรือเครื่องมือสำหรับจัดเก็บบันทึกและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หรือจัดทำเป็นรายงานต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องแม่นยำ แต่เมื่อจัดทำแล้วไม่สามารถส่งไปยังผู้ต้องการใช้อย่างรวดเร็ว รายงานเหล่านี้ก็ไม่เกิดประโยชน์ ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องอาศัยเทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคมเข้ามาช่วยให้สามารถส่งสารสนเทศ หรือรายงานที่จัดทำขึ้นนั้นไปยังผู้รับได้โดยตรงและทันที จากคำจำกัดความดังกล่าวของข้อมูล (Data) สารสนเทศ (Information) และเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) แล้ว
กล่าวกันว่าในปัจจุบันนี้โลกเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร สารสนเทศ (Information) มีความจำเป็นทั้งภาครัฐและเอกชน จะต้องอาศัยสารสนเทศเข้ามาช่วยในการตัดสินใจ (Make decision) การตัดสินใจเป็นกิจกรรมที่สำคัญจะต้องตัดสินใจให้ถูกต้องและรวดเร็ว การตัดสินใจที่ล่าช้าจะก่อให้เกิดผลเสียตามมามากมาย อาจทำให้เกิดการสูญเสียโอกาสในการแข่งขันหรือการแก้ปัญหาในระดับชาติ (ประสงค์ ปราณีตาพลกลังและคณะ : 2541 : 1) จากคำกล่าวข้างต้นจะเห็นได้ว่าสารสนเทศ (Information) เป็นสิ่งที่มีความสำคัญยิ่งในยุคของสังคมโลกปัจจุบัน ดังนั้นจึงจำเป็นยิ่ง ที่นักการศึกษาในฐานะที่จะต้องเป็นผู้เกี่ยวข้องกับการให้ความรู้แก่ผู้อื่น จะต้องมีความเข้าใจในเรื่องของสารสนเทศ เมื่อกล่าวถึงสารสนเทศ (Information) สิ่งแรกที่ควรจะต้องกล่าวถึงก็คือ ข้อมูล (Data) ซึ่งเป็นพื้นฐานของสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2525 ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือสิ่งที่ถือหรือยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริงสำหรับใช้เป็นหลักในการอนุมานหาความจริงหรือการคำนวณ ข้อมูลจึงมีความหมายในลักษณะที่เป็นข้อมูลดิบ (Raw data) เรียกได้ว่าเป็นสิ่งที่ได้จากการสังเกตปรากฎการณ์การกระทำหรือลักษณะต่าง ๆ ของวัตถุ สิ่งของ คน สัตว์ หรือพืช แล้วบันทึกไว้เป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ภาพหรือเสียง (อ้างใน วิเศษศักดิ์ โคตรอาษา : 2542 : 1)
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่นำมาสรุปประมวลผล ดำเนินการทางสถิติ เปรียบเทียบหรือดำเนินการโดยวิธีการต่าง ๆ เพื่อให้ผู้รับได้เข้าใจความเป็นไปหรือสถานการณ์ของสิ่งที่มีสารสนเทศนั้นเป็นตัวแทน (ครรชิต มาลัยวงศ์ : 1998 : 20) วาสนา สุขกระสานติ ใน (2541 : 6-1) ได้ให้ความหมายของคำว่า สารสารเทศ (Information) ว่าหมายถึง "ข่าวสารที่ได้จากการนำข้อมูลดิบ (Raw data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งข่าวสารที่ได้ออกมานั้นอยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที" ครรชิต มาลัยวงศ์ (1998:20) ได้กล่าวถึง เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีกลุ่มหนึ่งที่มีประโยชน์ในการจัดทำสารสนเทศและส่งสารสนเทศนั้นให้ถึงมือผู้รับ วศิน ธูปประยูร (อ้างในสานิตย์ กายาผาด : 2542 : 2) กล่าวว่า "เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเทคโนโลยีใหม่ที่ใช้ในการประมวลผลสารสนเทศได้แก่ ไมโครคอมพิวเตอร์ เครื่องประมวลผลคำ และเครื่องที่สามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติอื่น ๆ เครื่องสมองกลเหล่านี้เป็นนวัตกรรมของมนุษย์ที่สร้างสรรขึ้นมา เพื่อรวบรวมผลิตสื่อสาร บันทึก เรียบเรียงใหม่แสดงผลประโยชน์จากสารสนเทศ" มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (อ้างในสานิตย์ กายาผาด : 2542 : 3) กล่าวถึง เทคโนโลยีสารสนเทศว่าหมายถึง "เทคโนโลยีทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับสารสนเทศ เริ่มจากเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดเก็บ ประมวลผล แสดงผลและเผยแพร่สารสนเทศในรูปของข้อมูล ข้อความหมายและเรื่องโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม" วาสนา สุขกระสานติ (2541:6-1) ได้กล่าวถึงเทคโนโลยีสารสนเทศว่า หมายถึง "กระบวนการต่าง ๆ และระบบงานที่ช่วยให้ได้สารสนเทศที่ต้องการโดยจะรวมถึง 1) เครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ ซึ่งส่วนมากแล้วจะหมายถึงเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์โทรคมนาคมต่าง ๆ รวมทั้งซอฟแวร์ทั้งแบบสำเร็จรูป และแบบพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในงานเฉพาะด้าน ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้จัดเป็นเครื่องมือสมัยใหม่และใช้เทคโนโลยีระดับสูง (High Technology) 2) กระบวนการในการนำเอาเครื่องมือต่าง ๆ มาใช้งาน เพื่อรวบรวมจัดเก็บ ประมวลผลและแสดงผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป พิจารณาจากคำจำกัดความดังกล่าวข้างต้น เมื่อมองสภาพวิวัฒนาการของเทคโนโลยีในปัจจุบันจะเห็นได้ว่า เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม มีบทบาทเป็นอย่างมากสำหรับโลกแห่งข้อมูลสารสนเทศในปัจจุบัน ครรชิต มาลัยวงศ์ (1998:20) กล่าวถึงยุคก่อนคอมพิวเตอร์ว่า "ไอ ที หมายถึง เทคโนโลยีการพิมพ์ กล้องถ่ายรูป เครื่องพิมพ์ดีด โทรเลขและโทรศัพท์ พอมาถึงยุคนี้ นักวิชาการหลายคนพอใจที่จะให้คำนิยามไอที ให้เหลือเพียงเป็นการผสมผสานกัน ระหว่างเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์กับเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม และบางคนไปไกลถึงกับขอเปลี่ยนชื่อเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ว่าเป็น เทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสาร (Information and Communication Technology) เรียกย่อ ๆ ว่า ICT" นอกจากนี้แล้ว ครรชิต มาลัยวงศ์ ยังวิเคราะห์ต่อไปว่าหากจะแยกย่อยเทคโนโลยีสารสนเทศออกเป็นส่วน ๆ แล้ว จะเห็นว่า คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หรือเครื่องมือสำหรับจัดเก็บบันทึกและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หรือจัดทำเป็นรายงานต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องแม่นยำ แต่เมื่อจัดทำแล้วไม่สามารถส่งไปยังผู้ต้องการใช้อย่างรวดเร็ว รายงานเหล่านี้ก็ไม่เกิดประโยชน์ ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องอาศัยเทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคมเข้ามาช่วยให้สามารถส่งสารสนเทศ หรือรายงานที่จัดทำขึ้นนั้นไปยังผู้รับได้โดยตรงและทันที จากคำจำกัดความดังกล่าวของข้อมูล (Data) สารสนเทศ (Information) และเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) แล้ว
ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล
หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆ ที่มีอยู่ในธรรม ชาติ เป็นกลุ่มสัญลักษณ์แทนปริมาณ หรือการกระทำต่างๆ
ที่ยังไม่ผ่านการวิเคราะห์ หรือการประมวลผล ข้อมูลอยู่ในรูปของ ตัวเลขตัวหนังสือ
รูปภาพ แผนภูมิ เป็นต้น
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเปลี่ยนแปลง หรือจัดกระทำเพื่อผลของการ เพิ่มความรู้ ความเข้าใจของผู้ใช้ ลักษณะของสารสนเทศ จะเป็นการรวบรวมข้อมูลหลายๆ อย่างที่เกี่ยวข้องกันเพื่อจุดมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งมีองค์ประกอบ 5 ส่วนคือ
1. ข้อมูล เป็นตัวเลข ข้อความ เสียงและภาพ เป็นข้อมูล ป้อนเข้า
2. การประมวลผล เป็นการกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูล จัดกระทำข้อมูล เพื่อ ให้เหมาะสมต่อการนำไปใช้
3. การจัดเก็บ เป็นวิธีการที่จะเก็บข้อมูลให้เป็นระบบที่สะดวกต่อการใช้ และ สามารถแก้ไขปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน
4. เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเก็บข้อมูล การประมวลผลทำให้เกิดผล ผลิต ได้แก่ คอมพิวเตอร์ โปรแกรมสำเร็จรูป อุปกรณ์การสื่อสาร เป็นต้น
5. สารสนเทศ ผลผลิตของระบบสารสนเทศจะต้องถูกต้อง ตรงกับความต้อง การใช้ และทันต่อเหตุการณ์ใช้งาน
การผลิตสารสนเทศจากข้อมูล
การผลิตสารสนเทศ จะมีขั้นตอนหรือวิธีการต่างๆ ในการปฏิบัติ 9 วิธี ดังนี้
1. การรวบรวม (Capturing) เป็นการดำเนินการเพื่อรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้ อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อการประมวลผล เช่น การบันทึกไว้ในแฟ้มเอกสาร หรือด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์ การรวบรวมทำได้โดยการสังเกตการสัมพันธ์ การทำแบบสอบถาม การ ทดสอบและการใช้แบบสำรวจ ข้อมูลที่ได้จะต้องมีคุณลักษณะ สำคัญ 2 ประการ คือ ความ ตรงตามความต้องการที่กำหนดไว้ และมีความเชื่อถือได้
2. การตรวจสอบ (Verifying) เป็นขั้นตอนสำคัญในระบบการผลิตสารสนเทศ ทำขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่า ข้อมุลได้รับการรวบรวม และบันทึกเอาไว้อย่างถูกต้อง การตรวจสอบ ข้อมูลเป็นการค้นหา รวบรวมข้อมุลที่ยังมีความผิดพลาดโดยทั่วไป จะกระทำได้ 3 ลักษณะคือ
2.1 การตรวจสอบความเป็นไปได้ หรือความสมเหตุ สมผลของข้อมูล
2.2 การตรวจสอบความสอดคล้องกัน
2.3 ตรวจสอบความสัมพันธ์ของข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของ ข้อมูล โดยอาศัยความสัมพันธ์ของข้อมูลเป็นเกณฑ์
3. การจำแนก (Classifying) เป็นการกำหนดหลักการแบ่งประเภทข้อมูล เป็น หมวดหมู่หรือเป็นกลุ่ม ตามคุณสมบัติของข้อมูลในลักษณ์ ที่หมาะสมมีความหมายและเป็น ประโยชน์แก่ผู้ใช้ โดยการกำหนดสิ่งที่เหมือนกันไว้ด้วยกัน
4. การจัดเรียงลำดับ (Arranging) ภายหลังที่มีการจำแนกข้อมูลและการกำหนด รหัสข้อมูลแล้ว จำเป็นต้องจัดวางโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล ว่าจะจัดเรียงลำดับระเบียบ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลอย่างไร
5. การสรุป (Summarizing) เป็นการจัดรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันหรือแบ่ง กลุ่มข้อมูล และรวบยอดของแต่ละกลุ่ม เพื่อเตรียมคำนวณหาค่าดัชนี หรือสารสนเทศในขั้น ต่อไป การสรุปหรือการรวบรวมยอดข้อมูลนี้ มีประโยชน์ในการตรวจสอบความแนบนัย ของ ข้อมูลอีกด้วย
6. การคำนวณ (Calculating) เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะจัดการทำข้อมูลให้เป็น สารสนเทศ ที่อาศัยกระบวนการของคณิตศาสตร์ มาจัดกระทำกับข้อมูล ในรูปความสัมพันธ์ กัน เช่น อัตราส่วน สัดส่วน และเลขดัชนี เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความหมายตามความต้องการ ของผู้ใช้ที่ได้กำหนดไว้แล้ว
7. การจัดเก็บ (Storing) หลังจากที่ได้คำนวณได้ค่าสารสนเทศหรือดัชนีต่างๆ แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การจัดเก็บเพื่อการบริการว่าจะต้องจัดเก็บทำข้อมูลพื้นฐานและสารสนเทศที่ ผ่านการจัดกระทำด้วยมือหรือเครื่องคอมพิวเตอร์
8. การเรียกใช้ (Retrieving) เป็นกระบวนการค้นหา และดึงข้อมูลที่ต้องการออก จากสื่อ ที่ใช้เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน หรือเพื่อให้บริการและคำตอบแก่ผู้ใช้
9. การเผยแพร่ (Disseminating and Reproducing) เป็นเป้าหมายสุดท้าย ของการดำเนินการสารสนเทศ คือการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่างๆ ทำให้แบบ เอกสาร รายงานหรือการเสนอบนจอภาพ
ลักษณะของสารสนเทศที่ดีต้องประกอบไปด้วยรายละเอียด ดังนี้
1. ความเที่ยงตรง (Accuracy) หมายถึง ปราศจากความเอนเอียง สารสนเทศที่ดี ต้องบอกลักษณะความเป็นจริงที่เกิดขึ้น ไม่ชี้นำปทางใดทางหนึ่ง
2. ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (Relevancy) หมายถึง มีเนื้อหาตรงกับเรื่อง ที่ต้องการใช้ของผู้ใช้แต่ละคน
3. ทันต่อเวลา (Timeliness) หมายถึง สามารถนำสารสนเทศที่ต้องการไปใช้ได้ ทันต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น การจัดเตรียมสารสนเทศให้ทันต่อเวลา ที่ต้องการใช้ มี 2 ลักษณะ คือ การจัดทำสารสนเทศล่วงหน้าตามกำหนดเวลาที่เหตุการณ์จะเกิดใน
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเปลี่ยนแปลง หรือจัดกระทำเพื่อผลของการ เพิ่มความรู้ ความเข้าใจของผู้ใช้ ลักษณะของสารสนเทศ จะเป็นการรวบรวมข้อมูลหลายๆ อย่างที่เกี่ยวข้องกันเพื่อจุดมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งมีองค์ประกอบ 5 ส่วนคือ
1. ข้อมูล เป็นตัวเลข ข้อความ เสียงและภาพ เป็นข้อมูล ป้อนเข้า
2. การประมวลผล เป็นการกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูล จัดกระทำข้อมูล เพื่อ ให้เหมาะสมต่อการนำไปใช้
3. การจัดเก็บ เป็นวิธีการที่จะเก็บข้อมูลให้เป็นระบบที่สะดวกต่อการใช้ และ สามารถแก้ไขปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน
4. เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเก็บข้อมูล การประมวลผลทำให้เกิดผล ผลิต ได้แก่ คอมพิวเตอร์ โปรแกรมสำเร็จรูป อุปกรณ์การสื่อสาร เป็นต้น
5. สารสนเทศ ผลผลิตของระบบสารสนเทศจะต้องถูกต้อง ตรงกับความต้อง การใช้ และทันต่อเหตุการณ์ใช้งาน
การผลิตสารสนเทศจากข้อมูล
การผลิตสารสนเทศ จะมีขั้นตอนหรือวิธีการต่างๆ ในการปฏิบัติ 9 วิธี ดังนี้
1. การรวบรวม (Capturing) เป็นการดำเนินการเพื่อรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้ อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อการประมวลผล เช่น การบันทึกไว้ในแฟ้มเอกสาร หรือด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์ การรวบรวมทำได้โดยการสังเกตการสัมพันธ์ การทำแบบสอบถาม การ ทดสอบและการใช้แบบสำรวจ ข้อมูลที่ได้จะต้องมีคุณลักษณะ สำคัญ 2 ประการ คือ ความ ตรงตามความต้องการที่กำหนดไว้ และมีความเชื่อถือได้
2. การตรวจสอบ (Verifying) เป็นขั้นตอนสำคัญในระบบการผลิตสารสนเทศ ทำขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่า ข้อมุลได้รับการรวบรวม และบันทึกเอาไว้อย่างถูกต้อง การตรวจสอบ ข้อมูลเป็นการค้นหา รวบรวมข้อมุลที่ยังมีความผิดพลาดโดยทั่วไป จะกระทำได้ 3 ลักษณะคือ
2.1 การตรวจสอบความเป็นไปได้ หรือความสมเหตุ สมผลของข้อมูล
2.2 การตรวจสอบความสอดคล้องกัน
2.3 ตรวจสอบความสัมพันธ์ของข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของ ข้อมูล โดยอาศัยความสัมพันธ์ของข้อมูลเป็นเกณฑ์
3. การจำแนก (Classifying) เป็นการกำหนดหลักการแบ่งประเภทข้อมูล เป็น หมวดหมู่หรือเป็นกลุ่ม ตามคุณสมบัติของข้อมูลในลักษณ์ ที่หมาะสมมีความหมายและเป็น ประโยชน์แก่ผู้ใช้ โดยการกำหนดสิ่งที่เหมือนกันไว้ด้วยกัน
4. การจัดเรียงลำดับ (Arranging) ภายหลังที่มีการจำแนกข้อมูลและการกำหนด รหัสข้อมูลแล้ว จำเป็นต้องจัดวางโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล ว่าจะจัดเรียงลำดับระเบียบ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลอย่างไร
5. การสรุป (Summarizing) เป็นการจัดรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันหรือแบ่ง กลุ่มข้อมูล และรวบยอดของแต่ละกลุ่ม เพื่อเตรียมคำนวณหาค่าดัชนี หรือสารสนเทศในขั้น ต่อไป การสรุปหรือการรวบรวมยอดข้อมูลนี้ มีประโยชน์ในการตรวจสอบความแนบนัย ของ ข้อมูลอีกด้วย
6. การคำนวณ (Calculating) เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะจัดการทำข้อมูลให้เป็น สารสนเทศ ที่อาศัยกระบวนการของคณิตศาสตร์ มาจัดกระทำกับข้อมูล ในรูปความสัมพันธ์ กัน เช่น อัตราส่วน สัดส่วน และเลขดัชนี เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความหมายตามความต้องการ ของผู้ใช้ที่ได้กำหนดไว้แล้ว
7. การจัดเก็บ (Storing) หลังจากที่ได้คำนวณได้ค่าสารสนเทศหรือดัชนีต่างๆ แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การจัดเก็บเพื่อการบริการว่าจะต้องจัดเก็บทำข้อมูลพื้นฐานและสารสนเทศที่ ผ่านการจัดกระทำด้วยมือหรือเครื่องคอมพิวเตอร์
8. การเรียกใช้ (Retrieving) เป็นกระบวนการค้นหา และดึงข้อมูลที่ต้องการออก จากสื่อ ที่ใช้เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน หรือเพื่อให้บริการและคำตอบแก่ผู้ใช้
9. การเผยแพร่ (Disseminating and Reproducing) เป็นเป้าหมายสุดท้าย ของการดำเนินการสารสนเทศ คือการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่างๆ ทำให้แบบ เอกสาร รายงานหรือการเสนอบนจอภาพ
ลักษณะของสารสนเทศที่ดีต้องประกอบไปด้วยรายละเอียด ดังนี้
1. ความเที่ยงตรง (Accuracy) หมายถึง ปราศจากความเอนเอียง สารสนเทศที่ดี ต้องบอกลักษณะความเป็นจริงที่เกิดขึ้น ไม่ชี้นำปทางใดทางหนึ่ง
2. ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (Relevancy) หมายถึง มีเนื้อหาตรงกับเรื่อง ที่ต้องการใช้ของผู้ใช้แต่ละคน
3. ทันต่อเวลา (Timeliness) หมายถึง สามารถนำสารสนเทศที่ต้องการไปใช้ได้ ทันต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น การจัดเตรียมสารสนเทศให้ทันต่อเวลา ที่ต้องการใช้ มี 2 ลักษณะ คือ การจัดทำสารสนเทศล่วงหน้าตามกำหนดเวลาที่เหตุการณ์จะเกิดใน
aaaaaการจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน ทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินการพเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
aaaaa1) ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจาก คนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
aaaaa2) ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้น และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
aaaaa3) ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฎิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
aaaaa4) ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
aaaaa5) ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กการ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
aaaaaการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน
จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ
เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งานส่วนประกอบที่สำคัญของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนคือ
1. ฮาร์ดแวร์(เครื่องจักรอุปกรณ)์
2. ซอฟต์แวร์
3. ข้อมูล
4. บุคลากร
5.ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1. ฮาร์ดแวร์(เครื่องจักรอุปกรณ)์
2. ซอฟต์แวร์
3. ข้อมูล
4. บุคลากร
5.ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ส่วนประกอบทั้งห้าส่วนนี้ทำให้เกิดสารสนเทศได้ หากขาดส่วนประกอบใด
หรือส่วนประกอบใดไม่สมบูรณ์ ก็อาจทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่สมบูรณ์ เช่น
ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมกับงาน ก็จะทำให้งานล่าช้า ไม่ทันต่อการใช้งาน
การดำเนินการระบบสารสนเทศจึงต้องให้ความสำคัญ กับส่วนประกอบทั้งห้านี้
บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ เพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจวิธีการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการ ในการทำงานทั้งหมด บุคลากรจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กรเป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิด ระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน เช่น ร้านขายสินค้าแห่งหนึ่ง บุคลากรที่ดำเนินการในร้านค้าทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการถึงพนักงานขาย เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศได้
ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้ มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามกำหนดเวลา มีการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ กำหนดเวลาในการประมวลผล การทำรายงาน การดำเนินการ ต่าง ๆ ต้องมีขั้นตอน หากขั้นตอนใดมีปัญหาระบบก็จะมีปัญหาด้วย เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อระบบสารสนเทศ
เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือพิมพ์รายงาน ผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ทำงานได้รวดเร็ว มีความแม่นยำในการทำงาน และทำงานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ
บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ เพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจวิธีการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการ ในการทำงานทั้งหมด บุคลากรจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กรเป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิด ระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน เช่น ร้านขายสินค้าแห่งหนึ่ง บุคลากรที่ดำเนินการในร้านค้าทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการถึงพนักงานขาย เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศได้
ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้ มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามกำหนดเวลา มีการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ กำหนดเวลาในการประมวลผล การทำรายงาน การดำเนินการ ต่าง ๆ ต้องมีขั้นตอน หากขั้นตอนใดมีปัญหาระบบก็จะมีปัญหาด้วย เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อระบบสารสนเทศ
เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือพิมพ์รายงาน ผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ทำงานได้รวดเร็ว มีความแม่นยำในการทำงาน และทำงานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ
ซอฟต์แวร์
คือลำดับขั้นตอนคำสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
ซอฟต์แวร์ จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียง
เป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามต้องการ
และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกัน ขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่น ในสถานศึกษามักจะต้องการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่มีบทบาทต่อการให้เกิด สารสนเทศ
ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกัน ขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่น ในสถานศึกษามักจะต้องการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่มีบทบาทต่อการให้เกิด สารสนเทศ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
มี 5 องค์ประกอบ
ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล
บุคลากร และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญ หมายถึง
เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง
- ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นชุดคำสั่งที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน
- ข้อมูล เป็นส่วนที่จะนำไปจัดเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์
- บุคลากรเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานคอมพิวเตอร์
- ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
เป็นสิ่งที่จะต้องเข้าใจเพื่อให้ทำงานได้ถูกต้องเป็นระบบ
1. ฮาร์ดแวร์ ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ
หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย
เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น 3 หน่วย คือ
- หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์
- หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
- หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์
- หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์
- หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
- หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์
การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ เมื่อเปรียบเทียบกับมนุษย์
จะพบว่าคล้ายกัน กล่าวคือ เมื่อมนุษย์ได้รับข้อมูลจากประสาทสัมผัส
ก็จะส่งให้สมองในการคิด แล้วสั่งให้มีการโต้ตอบ
2.
ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์
ประกอบที่สำคัญประการที่สอง
ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน
เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน
ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ
และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก
แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น
โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น
มีส่วนประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface :
GUI)ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับ
บุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น
ส่วนงานในระดับองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่า จ้าง
หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เป็นต้น
ซอฟต์แวร์ คือ ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์
แบ่งออกได้หลายประเภท เช่น
1.) ซอฟต์แวร์ระบบ
คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการกับระบบคอมพิวเตอร์
และอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดว์ส ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์
2.) ซอฟต์แวร์ประยุกต์
คือ ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านต่างๆ
ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น ซอฟต์แวร์กราฟิก ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล
3. ข้อมูล
ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ
อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้
เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง
มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน
โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์กร
ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวด
เร็วมีประสิทธิภาพ
4. บุคลากร
บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ
และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ
บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบ
สารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น
โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมาก ขึ้น
ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความ ต้องการ
สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์กรที่มีความซับซ้อนจะต้องใช้บุคลากร
ในสาขาคอมพิวเตอร์โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน
5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือ
ของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง
เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้
งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับ เครื่อง
ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล
ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย
และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น
สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ
และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน
|
aaaaa2.4.1 การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย
aaaaaaaaa1) การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
aaaaaaaaa2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
aaaaa2.4.2 การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้
aaaaaaaaa1) การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา
aaaaaaaaa2) การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดังตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย
aaaaaaaaa3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
aaaaaaaaa4) การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไป
aaaaaคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยหลักการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่แทนสัญญาณทางไฟฟ้าด้วยตัวเลขศูนย์และหนึ่งซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง แต่ละหลักเรียกว่าบิต (binary digit : bit) และเมื่อนำตัวเลขหลาย ๆ บิตมาเรียงกัน จะใช้สร้างรหัสแทนความหมายจำนวน หรือตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ ทั้งภาษาอังกฤษและภาษาไทยได้ และเพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสตัวเลขในระบบเลขฐานสองสำหรับแทนสัญลักษณ์เหล่านี้ รหัสมาตรฐานที่นิยมใช้กันมากมีสองกลุ่มคือ
aaaaa2.5.1 รหัสแอสกี
aaaaaรหัสแอสกี (ASCII) เป็นมาตรฐานที่นิยมใช้กันมากในระบบคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ เป็นคำย่อมาจาก American Standard Code Information Interchange เป็นรหัส 8 บิต แทนสัญลักษณ์ต่าง ๆ ได้ 256 ตัว เมื่อใช้แทนตัวอักษรภาษาอังกฤษแล้วยังมีเหลืออยู่ สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม หรือ สมอ. ได้กำหนดรหัสภาษาไทยเพิ่มลงไปเพื่อให้ใช้งานร่วมกันได้ ตามตารางรูปที่ 2.6
ประเภทของระบบสารสนเทศ
|
ระบบสารสนเทศจำแนกตามโครงสร้างองค์การ (Classification by
Organizational Structure)
การจำแนกประเภทนี้เป็นการจำแนกตามโครงสร้างขององค์การ ตั้งแต่ระดับหน่วยงานย่อยระดับองค์การทั้งหมด และระดับระหว่างองค์การ
สารสนเทศของหน่วยงานย่อย (Departmental information
system)
หมายถึงระบบสารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สำหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งขององค์การ โดยแต่ละหน่วยงานอาจมีโปรแกรมประยุกต์ใช้งานใดงานหนึ่งของตนโดยเฉพาะ เช่น ฝ่ายบุคลากรอาจจะมีโปรแกรมสำหรับการคัดเลือกบุคคล หรือติดตามผลการโยกย้ายงานของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน โดยโปรแกรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องของฝ่ายบุคลากร จะมีชื่อว่าระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resources information systems)
ระบบสารสนเทศของทั้งองค์การ (Enterprise information
systems)
หมายถึงระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์การ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือองค์การนั้นมีระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงทั้งองค์การ
ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ (Interorganizational
information systems-IOS)
เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกับองค์การอื่นๆ ภายนอกตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทำให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์การหรือทั้งซัพพลายเชน (Supply chain) เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อใช้ในการวางแผน ออกแบบ การพัฒนา การผลิต และการส่งสินค้าและบริการ
การจำแนกตามหน้าที่ขององค์การ (Classification by
Functional Area)
การจำแนกระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทำงานตาหน้าที่หรือการทำกิจกรรมต่างๆ ขององค์การ โดยทั่วไปองค์การมักใช้ระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ (Classification by Support
Provided)
การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3 ประเภทย่อย คือ ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems) ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems) และระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting
Systems)
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ และช่วยในการตัดสินใจที่มีลักษณะโครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า
ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยผู้บริหารตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ มีความยืดหยุ่นสูง และมีลักษณะโต้ตอบได้ (interactive) โดยอาจมีการใช้โมเดลการตัดสินใจ หรือการใช้ฐานข้อมูลพิเศษช่วยในการตัดสินใจ
ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ(Transaction Processing Systems
-TPS)
เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า
วัตถุประสงค์ของ TPS
1. มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานหรือตามกฎหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน 2. เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว 3. เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความ ถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้ 4. เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่น เช่น MRS หรือ DSS
หน้าที่ของ TPS
หน้าที่ของ TPS มีดังนี้ 1. การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน 2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา 3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น 4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน 5. การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS ลักษณะที่สำคัญของระบบ TPS มีดังนี้
กระบวนการของ TPS
กระบวนการประมวลข้อมูลของ TPS มี 3 วิธี คือ 1. Batch processing การประมวลผลเป็นชุดโดย การรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด (batch) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ (อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือทุกสัปดาห์) 2. Online processing คือ ข้อมูลจะได้รับการประมวลผล และทำให้เป็นเอาท์พุททันทีที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง 3. Hybrid systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันที แต่การประมวลผลจะทำในช่วงกระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่น หลังเลิกงาน)
Customer
Integrated Systems (CIS)
เป็นระบบสารสนเทศซึ่งพัฒนามาจาก TPS โดยลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและทำการประมวลผลด้วยตนเองได้ เช่น ATM (Automated teller machines) ซึ่งช่วยให้ลูกค้า สามารถติดต่อกับธนาคารได้ทุกที่และทุกเวลา ATM ทำให้ลูกค้ามีความคล่องตัวในการเข้าถึง มากขึ้น และทำให้ธนาคารไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานจำนวนมากอีกต่อไป ซึ่งช่วยให้ธนาคารประหยัดเงินได้จำนวนหลายล้านบาทต่อปี ดังนั้นบางธนาคารจึงได้ส่งเสริมให้ลูกค้าในการใช้ ATM โดยการคิดค่าธรรมเนียมหากลูกค้าติดต่อกับพนักงานในการเบิกถอนเงิน ในลักษณะที่สามารถเบิกถอนได้กับเครื่อง ATM นอกจากงานของธนาคารแล้ว ในปัจจุบัน มหาวิทยาลัยต่างๆ ได้นำระบบ CIS มาใช้เพื่อให้นักศึกษาสามารถลงทะเบียน โดยผ่านเครื่องโทรศัพท์ นอกจากนี้ CIS ยังช่วยให้ประชาชนสามารถจ่ายค่าน้ำค่าไปจากคอมพิวเตอร์ที่บ้านก็ได้ หน้าที่การทำงานของ TPS งานเงินเดือน (Payroll) • การติดตามเวลาการทำงานของพนักงาน • การคิดเงินเดือน โดยมีการหักภาษี ค่าประกัน หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ • การออกเช็คเงินเดือนหรือการโอนเงินเดือนเข้าบัญชีให้กับลูกจ้าง การสั่งซื้อสินค้า (Purchasing) • การสั่งซื้อหรือบริการต่างๆ • การบันทึกข้อมูล การส่งสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์ การเงินและการบัญชี (Finance and Accounting) • การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ • การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาษี • การติดตามค่าใช้จ่ายต่างๆ การขาย (Sales) • การบันทึกข้อมูลการขาย • การออกใบเสร็จรับเงินหรือบิลส่งสินค้า • การติดตามข้อมูลรายรับ • การบันทึกการจ่ายหนี้ • การเก็บข้อมูลการส่งสินค้าหรือบริการไปยังลูกค้า วัสดุคงคลัง • การติดตามการใช้วัสดุภายในหน่วยงาน(Inventory Management) • การติดตามระดับปริมาณของวัสดุคงเหลือ • การสั่งซื้อวัสดุที่จำเป็น ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting Systems MRS) ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยการสรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล หรือช่วยในการตัดสินใจในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า
หน้าที่ของแบบ MRS
1. ช่วยในการตัดสินใจงานประจำของผู้บริหารระดับกลาง 2. ช่วยในการทำรายงาน 3. ช่วยในการตัดสินใจที่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และมีโครงสร้างแน่นอน เช่น การอนุมัติสินเชื่อให้กับลูกค้า
ลักษณะของ MRS
1. ช่วยในการจัดทำรายงานซึ่งมีรูปแบบที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานตายตัว 2. ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล 3. ช่วยในการวางแผนงานประจำ และควบคุมการทำงาน 4. ช่วยในการตัดสินใจที่เกิดขึ้นประจำหรือเกิดขึ้นบ่อยๆ 5. มีข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และวิเคราะห์แนวโน้มอนาคต 6. ติดตามการดำเนินงานภายในหน่วยงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน กับเป้าหมายและส่งสัญญาณหากมีจุดใดที่ต้องการการปรับปรุงแก้ไข
ประเภทของรายงาน MRS
รายงานจาก MRS มีลักษณะต่างๆ ดังนี้ 1. รายงานที่จัดทำเมื่อต้องการ (Demand reports) เพื่อใช้สนับสนุนการตัดสินใจ เป็นรายงานที่จัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้าและจะจัดทำเมื่อผู้บริหาร ต้องการเท่านั้น 2. รายงานที่ทำตามระยะเวลากำหนด (Periodic reports) โดยกำหนดเวลา และรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่น มีการจัดทำรายงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกปี เช่น ตารางเวลาการผลิต 3. รายงานสรุป (Summarized reports) เป็นการทำรายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย จำนวนนักศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS 4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports) เป็นการจัดทำรายงานเมื่อมีเกณฑ์เงื่อนไขเฉพาะ เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ว่าแตกต่างจากที่วางแผนไว้หรือไม่ เช่น การกำหนดให้เศษของที่เหลือ (scrap) จากการผลิตในโรงงานเป็น 1 เปอร์เซ็นต์ แต่ในการผลิตช่วงหลังกลับมีเศษของที่เหลือ 5 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้นอาจมีการเขียนโปรแกรม ในการประมวลผลเพื่อหาว่าเศษของที่เหลือเกินจากที่กำหนดไว้ได้อย่างไร
ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support
Systems-DSS)
ระบบสารสนเทศแบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอและมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ ลักษณะของ DSS 1. ระบบสารสนเทศที่ใช้สำหรับการสนับสนุนผู้ตัดสินใจทางการบริหารทั้งที่เป็นตัวบุคคลหรือกลุ่ม โดยการตัดสินใจนั้นจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นแบบ ไม่มีโครงสร้าง (unstructured situations) โดยจะมีการนำวิจารณญาณของมนุษย์กับข้อมูล จากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการตัดสินใจ 2. ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนโดยผู้ใช้สามารถปรับข้อมูลใน DSS ได้ตลอดเวลาเพื่อจัดการกับเงื่อนไขต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยใช้การวิเคราะห์ที่เรียกว่า Sensitivity Analysis 3. ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูง เพื่อใช้ประกอบในการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขัน ดังนั้น DSS จึงมีลักษณะการโต้ตอบได้ (interactive) 4. เสนอทางวิเคราะห์ในทางเลือกต่างๆ ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน 5. จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหลายแหล่งได้ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน 6. นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นข้อความและกราฟฟิค |
